14 phương pháp hay nhất cho cuộc họp video trên Microsoft Teams

135 lượt xem
Microsot Teams

Thật dễ dàng để bắt đầu cuộc họp video trong Microsoft Teams, nhưng có nhiều cách để nâng cao trải nghiệm cho bạn và những người tham dự khác, cho dù đó là cuộc trò chuyện video thân mật với đồng nghiệp, bản trình bày với khách hàng hay bản cập nhật hàng quý trên toàn bộ bộ phận. Đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa cuộc họp video trong Teams – các biện pháp thực hành tốt nhất trước, trong và sau cuộc họp của bạn.

Câu chuyện này chủ yếu dành cho những người dùng có tổ chức đăng ký gói doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp Microsoft 365 hoặc Office 365. Mặc dù Microsoft cung cấp các đăng ký phù hợp cho người dùng gia đình cũng như phiên bản Teams miễn phí nhưng những đăng ký này không bao gồm nhiều tính năng được đề cập trong câu chuyện này. Cũng lưu ý rằng những hướng dẫn này mô tả ứng dụng Teams trên máy tính; một số tính năng không có sẵn trên phiên bản web hoặc di động.

Trước cuộc họp

Để lên lịch cuộc họp video trong Teams, hãy nhấp vào biểu tượng Lịch trên thanh công cụ bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị lịch trong cửa sổ chính. Bấm vào nút Cuộc họp mới ở góc trên bên phải.

Một mẫu điền sẽ xuất hiện trong cửa sổ chính. Nhập tiêu đề cho cuộc họp của bạn.

Trong hộp Thêm người tham dự được yêu cầu, hãy nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn tham dự cuộc họp của mình – hoặc nếu sổ địa chỉ của tổ chức bạn được tích hợp với Teams, bạn có thể chỉ cần bắt đầu nhập tên đồng nghiệp (hoặc tên của danh sách email công ty) và chọn chúng từ danh sách xuất hiện. Nếu bạn muốn mời mọi người mà không khiến họ cảm thấy rằng họ bắt buộc phải tham dự, hãy nhấp vào +Tùy chọn ở cuối bên phải của trường người tham dự bắt buộc và thêm tên của họ vào trường Tùy chọn xuất hiện bên dưới.
 

Trước cuộc họp

au đó, trong các ô điền bên dưới, hãy chọn ngày, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho cuộc họp video của bạn. Bấm vào nút Lưu ở góc trên bên phải và lời mời của bạn sẽ được gửi đến những người này kèm theo liên kết để tham gia cuộc họp trong Nhóm.

Phần này bao gồm những thông tin cơ bản về cách mời mọi người tham gia cuộc họp video của bạn và lên lịch cho cuộc họp đó. Vì vậy, bây giờ chúng ta hãy xem xét các cách để nâng cao lời mời của bạn và chuẩn bị cho cuộc họp của bạn.

1. Tinh chỉnh thời gian họp của bạn

Trước khi nhấp vào nút Lưu: Có một công cụ bạn có thể sử dụng để tìm hiểu xem thời gian họp cụ thể có phù hợp với tất cả những người bạn muốn mời hay không. Khi bạn đang soạn lời mời, hãy nhấp vào Trợ lý lập lịch trình ở đầu biểu mẫu điền thông tin.

Dọc phía bên trái của bảng xuất hiện là danh sách tất cả những người tham dự bắt buộc và tùy chọn mà bạn đang mời. Ở bên phải là dòng thời gian hàng giờ cho ngày bạn chọn tổ chức cuộc họp. Mã màu trên dòng thời gian này cho biết khi nào người bạn mời sẽ bận hoặc rảnh suốt cả ngày theo lịch Outlook của họ.
 

Tinh chỉnh thời gian họp

Bằng cách tham khảo dòng thời gian này, bạn có thể tìm thấy ngày và giờ mà tất cả những người được mời có thể tham dự cuộc họp video của bạn. Bấm vào cột trong một khoảng thời gian để thay đổi thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp của bạn. Bạn cũng có thể cuộn qua các ngày trong dòng thời gian để xem liệu ngày khác có ít xung đột lịch trình hơn với những người bạn đang mời hay không.

Nếu ít nhất một trong số những người được mời của bạn không có mặt trong thời gian họp mà bạn đã chọn, Teams sẽ tự động đề xuất thời gian thay thế, nếu có. Chúng xuất hiện bên dưới thời gian bắt đầu và kết thúc mà bạn đặt cho cuộc họp của mình. Nhấp vào một trong những thời điểm được đề xuất để thay thế thời gian bắt đầu và kết thúc mà bạn đã chọn ban đầu.

2. Chia sẻ chương trình họp của bạn

Khi bạn lên lịch cuộc họp, có thể hữu ích nếu bạn đưa vào chương trình cuộc họp để những người được mời biết những gì sẽ được thảo luận và có thể chuẩn bị phù hợp.

Ở cuối biểu mẫu điền thông tin cho cuộc họp mới, bạn có thể thêm thông báo để đưa vào lời mời họp. Đây là nơi thích hợp để đưa vào chương trình họp ngắn gọn (đặc biệt ở dạng dễ đọc, chẳng hạn như bảng hoặc danh sách có dấu đầu dòng). Bạn không nên sắp xếp chương trình họp quá dài vì điều đó có thể khiến người nhận khó tìm được liên kết tham gia cuộc họp trong email mời.
 

Chia sẻ chương trình họp

Nếu cần cung cấp chương trình làm việc chi tiết hơn, bạn có thể gửi một email riêng kèm theo tài liệu (chẳng hạn như tệp .docx hoặc PDF). Hoặc xem xét việc tổ chức cuộc họp của bạn trong kênh Nhóm như được mô tả bên dưới. Ở đó bạn có thể đăng câu trả lời cho tin nhắn thông báo cuộc họp của bạn kèm theo chương trình làm việc.

3. Tổ chức cuộc họp của bạn trong kênh nhóm

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể muốn mời những người cụ thể đến cuộc họp của mình. Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập một cuộc họp “mở” được thông báo trên kênh nhóm. Điều này có thể hữu ích chẳng hạn nếu bạn đã tạo một kênh trong Nhóm cho một dự án cụ thể và bạn muốn mọi người làm việc trong dự án này tham dự cuộc họp.

Khi bạn đang xem biểu mẫu điền để lên lịch cuộc họp, hãy nhấp vào bên trong hộp Thêm kênh và từ menu thả xuống xuất hiện, hãy chọn một nhóm và một kênh trong nhóm đó. Bạn không cần thêm thành viên của kênh này làm người tham dự riêng lẻ nhưng bạn có thể tùy ý mời thêm những người tham dự không phải là thành viên của kênh.
 

Tổ chức cuộc họp trong kênh nhóm

Một cách khác để thực hiện việc này: Đi tới kênh nhóm nơi bạn muốn thông báo cuộc họp này. Ở góc trên bên phải, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Meet . Từ menu mở ra, chọn Lên lịch cuộc họp . Biểu mẫu điền thông tin cho cuộc họp mới sẽ xuất hiện trong cửa sổ chính với hộp Thêm kênh đã được điền sẵn tên kênh mà bạn đang tham gia.

Khi bạn điền xong biểu mẫu cuộc họp mới, hãy nhấp vào nút Gửi ở góc trên bên phải. Cuộc họp đã lên lịch của bạn sẽ được đăng lên tab Bài đăng của kênh . Các thành viên của kênh sẽ nhận được thông báo về cuộc họp của bạn và họ có thể trả lời bài đăng này kèm theo thông tin cơ bản hoặc yêu cầu về cuộc họp. Bạn có thể trả lời và đính kèm chương trình nghị sự chi tiết dưới dạng tài liệu bằng cách nhấp vào biểu tượng kẹp giấy.
 

Thông tin cuộc họp xuất hiện trong tab

4. Kiểm tra và cấu hình phần cứng máy tính của bạn

Nếu đây là lần đầu tiên bạn chủ trì cuộc họp video Teams trên máy tính hiện tại của mình, hãy thực hiện cuộc gọi thử để đảm bảo rằng thiết bị của bạn hoạt động chính xác với Teams. Bạn có thể cần cấp quyền cho Teams để truy cập vào camera, micrô và/hoặc loa của thiết bị, đồng thời cho phép chia sẻ màn hình trên thiết bị của bạn. Ví dụ: các phiên bản macOS gần đây yêu cầu bạn cấp một số quyền trong Tùy chọn hệ thống.

Để kiểm tra thiết bị của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Teams trên thanh công cụ bên trái. Sau đó ở phía trên bên phải, nhấp vào nút Gặp gỡ. Trên bảng cuộc họp video mở ra, hãy nhấp vào nút Tham gia ngay ở phía dưới bên phải. Cửa sổ cuộc họp sẽ mở ra và Teams sẽ bật lên một thông báo yêu cầu quyền truy cập vào camera, micrô và/hoặc loa nếu cần. (Nếu bạn không nhận được yêu cầu như vậy nhưng bạn không thể nhìn hoặc nghe thấy chính mình, có thể bạn vẫn cần phải cấp các quyền này.)

Nếu bạn định chia sẻ màn hình của mình trong cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng lên bên trong hình vuông trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp dọc theo đầu màn hình. Thao tác này sẽ mở bảng điều khiển cho phép bạn chia sẻ màn hình, cửa sổ ứng dụng hoặc nội dung khác. Nếu Teams cần quyền chia sẻ màn hình của bạn, nó sẽ bật lên một thông báo yêu cầu quyền truy cập này.

Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, thông báo quyền mà Teams bật lên sẽ đưa bạn đến Tùy chọn hệ thống > Bảo mật & quyền riêng tư > Quyền riêng tư hoặc bạn có thể điều hướng đến đó theo cách thủ công. Ở bên trái màn hình, nhấp vào Camera, sau đó tìm hộp kiểm Microsoft Teams ở bên phải và đảm bảo rằng nó đã được chọn. Tìm Micrô, Trợ năng và Ghi màn hình trong danh sách bên trái và đánh dấu vào các hộp Microsoft Teams cho chúng. Bạn sẽ cần phải khởi động lại Teams trước khi những thay đổi có hiệu lực.
 

Kiểm tra và cấu hình phần cứng

Tương tự, nếu bất kỳ người được mời nào của bạn là người mới tham gia cuộc họp video với Teams, hãy yêu cầu họ đến sớm 10 phút. Bạn có thể bắt đầu cuộc họp sớm để họ có thể đảm bảo thiết bị của mình hoạt động bình thường trước thời gian bắt đầu cuộc họp đã lên lịch.

5. Thực hành thuyết trình PowerPoint với Diễn giả Coach

Đây thực sự là một tính năng trong PowerPoint nhưng là sự chuẩn bị tuyệt vời để trình bày trong cuộc họp Teams: Khi bạn thực hành trình bày bằng cách nói to và bấm qua các trang chiếu, Coach Diễn giả sẽ lắng nghe và quan sát bạn qua camera trên PC của bạn. Nó cung cấp cho bạn các mẹo theo thời gian thực (dưới dạng thông báo biểu ngữ bật lên dọc theo giữa trên cùng của màn hình) về cách cải thiện hiệu suất của bạn, chẳng hạn như những từ bạn chọn để nói, tốc độ và thậm chí cả biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của bạn.

Microsoft có kế hoạch triển khai phiên bản Diễn giả để sử dụng trong các cuộc họp Teams vào mùa xuân năm 2022. Tuy nhiên, trong thời gian chờ đợi, bạn vẫn có thể sử dụng phiên bản này như một cách để thực hành trình bày PowerPoint mà bạn sẽ trình bày với những người khác trong cuộc họp video trên Teams.

Để truy cập Coach Diễn giả: Mở bản trình bày của bạn trong PowerPoint. Trên thanh công cụ dọc phía trên màn hình, nhấp vào Trình chiếu và từ menu mở ra, chọn Diễn tập với Coach.
 

Thực hành thuyết trình ppt với diễn giả

6. Tùy chọn tắt camera và/hoặc mic của người tham dự

Nếu bạn đang tiến hành cuộc họp video có nhiều người tham dự, bạn có thể muốn ngăn người tham dự bật camera và micrô của họ. Điều này có thể cải thiện chất lượng cuộc gọi và giảm thiểu phiền nhiễu để bạn là người duy nhất nói hoặc được nhìn thấy.

Để tắt camera và mic trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy mở cuộc họp từ lịch trong ứng dụng Teams và nhấp vào Tùy chọn cuộc họp . (Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm trên thanh công cụ rồi chọn Tùy chọn cuộc họp.) Trong khung “Tùy chọn cuộc họp” mở ra, hãy tắt tùy chọn Cho phép mic cho người tham dự? và Cho phép camera cho người tham dự? chuyển và nhấp vào Lưu.

Bạn cũng có thể thực hiện việc này sau khi đã tham gia cuộc họp: Trên thanh công cụ dọc phía trên cùng của bảng trò chuyện video, hãy nhấp vào nút Hiển thị người tham gia, thao tác này sẽ mở một bảng dọc theo bên phải. Ở đầu bảng Người tham gia này, nhấp vào biểu tượng ba chấm và chọn Tắt mic cho người tham dự hoặc Tắt camera cho người tham dự.
 

Tùy chọn tắt camera hoặc mic của người than dự

Bạn cũng có thể ngăn một người cụ thể bật máy ảnh hoặc tắt tiếng micrô của họ. Trên bảng Người tham gia, nhấp vào biểu tượng ba chấm cạnh tên người đó và chọn Tắt mic hoặc Tắt camera.

Trong suốt cuộc họp

7. Sử dụng hiệu ứng làm mờ hậu cảnh hoặc hình nền

Trong cuộc họp video, vẻ ngoài chuyên nghiệp rất quan trọng – và điều đó bao gồm cả những gì xuất hiện phía sau bạn trên camera. Tính năng làm mờ hậu cảnh thực hiện đúng như những gì nó nói: làm mờ hậu cảnh phía sau bạn. Ngoài ra, Teams còn cung cấp tuyển chọn các hình ảnh “nền ảo” mà bạn có thể chọn để xuất hiện phía sau mình. Sử dụng tính năng làm mờ hậu cảnh hoặc hình nền có thể giúp bạn nổi bật và những người tham dự khác sẽ không bị phân tâm bởi bất kỳ điều gì ở phía sau bạn.

Để bật hiệu ứng nền trước khi bạn tham gia cuộc họp đã lên lịch: Dọc cuối bản xem trước video hiển thị cho bạn trên máy ảnh, hãy nhấp vào biểu tượng Bộ lọc nền. Trên bảng mở ra, chọn Làm mờ để làm mờ nền, chọn một trong các hình nền được cung cấp hoặc nhấp vào Thêm mới để tải lên tệp hình ảnh (ở định dạng .BMP, .JPG hoặc .PNG) được lưu trữ trên PC hoặc trong tài khoản OneDrive của bạn để sử dụng làm nền.

Để bật hiệu ứng nền khi bạn đang tham gia cuộc họp: Trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp dọc đầu màn hình, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm để mở menu Tác vụ khác, sau đó chọn Áp dụng hiệu ứng nền. Bạn sẽ thấy bảng được mô tả ở trên. Bấm vào Xem trước để xem hiệu ứng nền mới sẽ trông như thế nào trước khi những người tham dự khác nhìn thấy nó ở phía sau bạn. Nhấp vào Áp dụng để đặt hiệu ứng nền bạn đã chọn; thì những người tham dự khác sẽ nhìn thấy nó ở phía sau bạn.
 

Sử dụng hiệu ứng làm mờ hậu cảnh hoặc hình nền

8. Chia sẻ màn hình, đừng chia sẻ quá mức

Nếu bạn cần chia sẻ thông tin từ một ứng dụng chạy trên PC (ví dụ: bảng tính trong Excel) với những người tham dự cuộc họp, bạn có thể chia sẻ một cửa sổ chỉ hiển thị ứng dụng đó chứ không phải phần còn lại của màn hình. Điều này giúp bảo vệ quyền riêng tư của bạn vì những người tham dự sẽ không nhìn thấy thông tin cá nhân khác của bạn có thể xuất hiện ở nơi khác trên màn hình của bạn, chẳng hạn như lịch hoặc ứng dụng email đã mở.

Để chia sẻ cửa sổ ứng dụng: Trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp dọc đầu màn hình cuộc họp Teams, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng lên bên trong hình vuông. Trên bảng mở ra, hình thu nhỏ của các ứng dụng hiện đang chạy trên PC của bạn sẽ xuất hiện trong danh mục Cửa sổ . Bấm vào hình thu nhỏ của ứng dụng mà bạn muốn chia sẻ với những người tham dự trong cuộc họp của mình.
 

Chia sẻ màn hình

Từ bảng này, bạn cũng có thể chia sẻ bản trình bày PowerPoint; tệp tài liệu, PDF hoặc hình ảnh được lưu trữ trên PC hoặc trong tài khoản OneDrive của bạn; hoặc một mục được chụp qua webcam của bạn, chẳng hạn như sách hoặc tài liệu giấy. Bạn cũng có thể mở bảng trắng ảo mà bạn và những người tham dự cuộc họp khác có thể cộng tác. (Để biết thêm về các tùy chọn này, hãy xem “ 10 tính năng họp mới tốt nhất của Microsoft Teams .”)

9. Tận dụng bản chép lời hoặc chú thích trực tiếp

Nếu bất kỳ ai trong cuộc họp của bạn bị lãng tai, không thông thạo ngôn ngữ được nói hoặc gặp khó khăn khi nghe âm thanh vì lý do khác thì Teams có tính năng phiên âm trực tiếp có thể giúp họ theo dõi cuộc trò chuyện tốt hơn. Nó tự động chuyển lời nói thành văn bản trong thời gian thực; cuộc hội thoại xuất hiện với phần ghi nhận người phát biểu trong thanh bên Bản chép lời ở bên phải ứng dụng Teams. Sau cuộc họp, bản ghi đầy đủ sẽ có sẵn để tải xuống trong sự kiện cuộc họp trên lịch.
 

Tận dụng bản chép lời hoặc chú thích trực tiếp

Để bật phiên âm trực tiếp: Khi bạn đang tham gia cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp dọc đầu màn hình, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm để mở menu Tác vụ khác, sau đó chọn Bắt đầu phiên âm. Ngoài ra, nếu bạn ghi lại cuộc họp, tính năng chép lời trực tiếp sẽ tự động được bật cùng lúc.

Tính năng phiên âm trực tiếp chỉ khả dụng với tài khoản Microsoft 365/Office 365 của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp và tính năng này phải được quản trị viên Teams bật.

Một tính năng thay thế mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng là chú thích trực tiếp. Giống như phiên âm trực tiếp, nó chuyển đổi lời nói thành văn bản trong thời gian thực – trong trường hợp này là ở dạng chú thích xuất hiện bên dưới nguồn cấp dữ liệu video. Những chú thích này chỉ hiển thị hai dòng văn bản cùng một lúc và không tồn tại sau cuộc họp, khiến chúng ít hữu ích hơn so với bản ghi âm.

Để bật phụ đề trực tiếp: Trong cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp để mở menu Tác vụ khác, sau đó chọn Bật phụ đề trực tiếp. Mỗi người phải bật tính năng phụ đề cho mình.

Bạn có thể sử dụng cả phiên âm trực tiếp và chú thích trực tiếp bằng một ngôn ngữ không phải tiếng Anh: Nhấp vào biểu tượng ba chấm xuất hiện ở bên phải phụ đề, chọn Thay đổi ngôn ngữ nói và chọn một ngôn ngữ khác (có sẵn 33 ngôn ngữ khác, bao gồm cả tiếng Quan Thoại, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Tây Ban Nha). Lưu ý: Mọi người trong cuộc họp phải nói cùng một ngôn ngữ – những tính năng này chỉ có thể được đặt để nhận dạng và phiên âm một ngôn ngữ nói tại một thời điểm.

10. Ghi lại cuộc họp của bạn

Bạn rất dễ bỏ lỡ những điểm quan trọng trong cuộc họp nhưng bạn có thể dễ dàng ghi lại cuộc họp của mình. Bạn và các thành viên khác trong nhóm sẽ có thể xem bản ghi này, bao gồm hoạt động âm thanh, video và chia sẻ màn hình) sau khi cuộc họp kết thúc. Cùng với phiên âm, bản ghi âm có thể hữu ích cho những người đã bỏ lỡ cuộc họp của bạn hoặc cho bất kỳ ai cần xem lại những gì đã thảo luận trong cuộc họp.

Bản ghi sẽ được lưu trữ trong tài khoản OneDrive của riêng bạn, bên trong thư mục có tên Bản ghi. Nhưng nếu cuộc họp đã được lên lịch hoặc bắt đầu bên trong kênh Teams thì cả bản ghi và bản chép lời sẽ được lưu trữ trong SharePoint của tổ chức bạn.

Để ghi lại cuộc họp của bạn: Trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp dọc đầu màn hình, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm để mở menu Tác vụ khác, sau đó chọn Bắt đầu ghi. Điều này sẽ tự động bắt đầu phiên âm trực tiếp (nếu được bật) cùng một lúc. Những người tham dự cuộc họp khác sẽ thấy một biểu ngữ thông báo cho họ rằng cuộc họp đang được ghi lại và chép lại.
 

Ghi lại cuộc họp

Bạn có thể dừng ghi bằng cách nhấn vào biểu tượng ba chấm rồi chọn Stop record. Bản ghi sau đó sẽ được lưu vào OneDrive của bạn hoặc SharePoint của tổ chức bạn. Bạn và những người khác được mời tham dự cuộc họp sẽ có thể xem video. 

11. Ghi chép cuộc họp

Không có gì lạ trong các cuộc họp khi các điểm quan trọng được nêu ra hoặc các mục hành động được quyết định – và sau đó nhanh chóng bị lãng quên khi cuộc họp kết thúc. Để giúp theo dõi các mục này, bạn hoặc người tham dự khác có thể ghi chú sẽ được lưu như một phần của cuộc họp. Bạn sẽ có thể dễ dàng truy cập chúng để xem lại sau trong Teams.

Để ghi chú trong cuộc họp: Trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp dọc đầu bảng điều khiển cuộc họp video, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm để mở menu Tác vụ khác , sau đó chọn Ghi chú cuộc họp. Bảng Ghi chú cuộc họp xuất hiện ở phía bên phải cửa sổ cuộc họp. Bấm vào nút Ghi chú và bạn sẽ được đưa tới ứng dụng Teams chính trên máy tính để bàn, nơi tab có tiêu đề “Ghi chú cuộc họp” sẽ được mở trong chuỗi trò chuyện cho cuộc họp của bạn. Trong cửa sổ chính của tab Ghi chú cuộc họp, hãy nhấp vào dòng có nội dung Ghi chú và nhập tên phần mới. Sau đó nhấp vào dòng có nội dung Ghi lại mục tiêu cuộc họp… và bắt đầu nhập ghi chú.

Khi con trỏ của bạn ở trong khu vực ghi chú, thanh công cụ định dạng sẽ xuất hiện gần đầu cửa sổ cho phép bạn áp dụng các danh sách in đậm, in nghiêng, tô sáng, đánh số và đánh dấu đầu dòng cũng như các định dạng khác cho văn bản của bạn. Nhấp vào biểu tượng + trong vùng ghi chú chính để thêm tiêu đề phần. Bạn có thể tạo bao nhiêu phần tùy thích. Nếu muốn sắp xếp lại thứ tự các phần này, nhấn vào biểu tượng ba chấm ở bên phải tiêu đề phần và chọn Move up hoặc Move down.
 

Ghi chép cuộc họp

12. Sử dụng phím tắt để thao tác họp nhanh

Trong cuộc họp, việc sử dụng phím tắt có thể hữu ích. Bạn có thể thực hiện các hành động một cách nhanh chóng mà không làm người tham dự hoặc chính bạn bị phân tâm khỏi những gì người khác đang nói. Ví dụ: thay vì loay hoay trên giao diện Teams để tắt micrô nếu bạn không nói trong một thời gian, bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl + Shift + M ( Command + Shift + M trên máy Mac).

Các phím tắt khác có thể rất hữu ích trong cuộc họp:

  • Ctrl + Shift + P (macOS: Command + Shift + P ) để bật/tắt làm mờ hậu cảnh
  • Ctrl + Shift + Y (macOS: Command + Shift + Y) cho phép mọi người chờ ở sảnh ảo vào cuộc họp
  • Ctrl + Shift + E (macOS: Command + Shift + E ) để bắt đầu chia sẻ màn hình

Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các phím tắt trong Teams bằng cách nhập phím Ctrl + dấu chấm (macOS: Command + dấu chấm ) hoặc xem những phím tắt được sử dụng cụ thể trong các cuộc họp trên trang Phím tắt dành cho Microsoft Teams của Microsoft.

Trước cuộc họp tiếp theo, hãy cam kết ghi nhớ các phím tắt mà bạn có thể sử dụng trong cuộc họp hoặc chỉ viết chúng ra giấy và đặt trên bàn của bạn.

Sau cuộc họp

Khi cuộc họp của bạn kết thúc, chuỗi trò chuyện mới cho cuộc họp đó sẽ tự động được đăng trong phần trò chuyện trong ứng dụng Nhóm của bạn. Điều này cho phép bạn và những người khác trong nhóm của bạn tham gia vào cuộc trò chuyện tiếp theo và truy cập thông tin về cuộc họp đã kết thúc.

Việc đảm bảo rằng những người tham dự cuộc họp của bạn có thể xem lại bản ghi video, phiên âm và ghi chú cuộc họp cho cuộc họp đã kết thúc sẽ giúp làm rõ những gì đã được thảo luận và đảm bảo rằng các mục hành động không bị lãng quên.

13. Xem lại biên bản và/hoặc biên bản cuộc họp

Nếu bạn đã ghi lại cuộc họp, bạn và những người khác được mời tham gia cuộc họp có thể truy cập vào bản ghi bằng cách nhấp vào Trò chuyện trên thanh công cụ bên trái của cửa sổ Nhóm. Trong cột thứ hai, tìm và nhấp vào danh sách cuộc họp đã kết thúc của bạn. Trong cửa sổ chính, bạn sẽ thấy tệp video về cuộc họp đã ghi lại được đăng dưới dạng tin nhắn. Bạn có thể chơi nó từ bên trong ứng dụng Teams bằng cách bấm vào tên của nó.

Bản ghi cuộc họp xuất hiện dưới dạng một tin nhắn riêng biệt trong cùng một cuộc trò chuyện. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải của tin nhắn và chọn tải xuống dưới dạng .docx để tải xuống bản ghi dưới dạng tệp Word hoặc tải xuống dưới dạng .vtt để tải xuống dưới dạng tệp định dạng Bản nhạc văn bản video trên web.

Nếu cuộc họp video được bắt đầu từ kênh Teams, hãy nhấp vào Teams trên thanh công cụ bên trái. Trong cột thứ hai, hãy nhấp vào kênh nơi bạn đăng thông báo ban đầu về cuộc họp. Trong cửa sổ chính, bạn sẽ tìm thấy tệp video và bản chép lại cuộc họp đã ghi của bạn được đăng dưới dạng tin nhắn. (Nếu không, hãy đảm bảo rằng tab Bài đăng được chọn ở đầu cửa sổ chính.) Bạn có thể phát bản ghi video từ bên trong ứng dụng Teams bằng cách nhấp vào tên của nó; tải xuống bản ghi bằng cách nhấp vào biểu tượng ba chấm và chọn định dạng tải xuống.
 

Xem lại biên bản

Để chia sẻ liên kết web tới tệp video: Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải tên tệp của video và trên bảng mở ra, chọn Sao chép liên kết . Sau đó, bạn có thể dán liên kết này vào email, tin nhắn tức thời, v.v. Người nhận được liên kết của bạn có thể nhấp vào liên kết đó để xem bản ghi cuộc họp video của bạn.

(Lưu ý: Chỉ người đã ghi lại cuộc họp mới có thể chia sẻ cuộc họp với những người ban đầu không được mời tham gia cuộc họp.)

14. Xem lại và chia sẻ ghi chú cuộc họp

Nếu bạn đã ghi chú cuộc họp, bạn và những người tham dự khác có thể truy cập chúng bằng cách bấm vào Trò chuyện trên thanh công cụ bên trái và chọn chuỗi trò chuyện mới đã được đăng cho cuộc họp đã kết thúc của bạn. Ở đầu cửa sổ chính, nhấp vào tab Ghi chú cuộc họp.

Nếu cuộc họp video được bắt đầu từ kênh Teams, hãy nhấp vào Teams trên thanh công cụ bên trái. Trong cột thứ hai, hãy nhấp vào kênh nơi bạn đăng thông báo ban đầu về cuộc họp. Ở đầu cửa sổ chính, nhấp vào tab Ghi chú cuộc họp .

Nếu bạn hoặc người tham dự khác ghi chú bằng công cụ khác, chẳng hạn như Microsoft Word, bạn có thể đính kèm tệp tài liệu trong tin nhắn trả lời vào chuỗi trò chuyện được đăng tự động trong phần Trò chuyện của Nhóm cho cuộc họp đã kết thúc của bạn. Hoặc, nếu cuộc họp video được bắt đầu từ một kênh, hãy đính kèm ghi chú cuộc họp vào thư trả lời trong chuỗi cuộc trò chuyện mà bạn đã đăng để thông báo ban đầu về cuộc họp của mình.

 

Phone