10 tính năng họp Microsoft Teams bạn nên biết

Microsoft tiếp tục bổ sung thêm các cải tiến mới cho Teams. Dưới đây là cách sử dụng một số tính năng được giới thiệu gần đây để có cuộc họp video trên Teams tốt hơn.

Trong khoảng hơn một năm qua, Microsoft đã bổ sung một loạt tính năng mới cho Teams, trung tâm trò chuyện và hội nghị truyền hình của hãng, tập trung vào việc cải thiện các cuộc họp video với đồng nghiệp và những đồng nghiệp khác. Dưới đây là danh sách các tính năng mới quan trọng cần biết và cách sử dụng chúng.

Lưu ý rằng hướng dẫn này đề cập đến ứng dụng Microsoft Teams dành cho máy tính để bàn dành cho Windows và macOS đi kèm với đăng ký Microsoft 365/Office 365 dành cho doanh nghiệp và giáo dục. Một số tính năng này không được cung cấp trên web hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc trong các phiên bản Teams dành cho người tiêu dùng, bao gồm cả phiên bản miễn phí.

1. Phòng đột phá

Phòng họp nhóm về cơ bản là phòng họp nhỏ dành cho một cuộc họp lớn hơn. Mỗi phòng họp nhóm có hầu hết các tính năng cuộc họp thông thường bao gồm nguồn cấp dữ liệu âm thanh và video cho người tham gia, khung trò chuyện và khả năng chia sẻ màn hình.

Nếu bạn có một nhóm nhỏ cần phát biểu và trình bày trong cuộc họp, họ có thể hưởng lợi từ việc chuẩn bị và trao đổi với nhau trong một phòng họp riêng trong khi cuộc họp chính đang diễn ra. Trong một trường hợp khác, bạn có thể đưa tất cả những người tham gia cuộc họp vào phòng họp nhóm để tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận nhóm nhỏ trước khi đưa mọi người trở lại cuộc họp chính.

Để thiết lập phòng họp nhóm, bạn phải là người tổ chức cuộc họp hoặc người trình bày có đặc quyền quản lý phòng họp nhóm. Trong cuộc họp, bạn có thể truy cập tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng Phòng họp nhóm (hình vuông nhỏ hơn nằm trên hình vuông lớn hơn) ở phía trên bên phải của cửa sổ cuộc họp. Thao tác này sẽ mở ra một bảng nơi bạn có thể tạo một hoặc nhiều phòng họp nhóm và chỉ định thủ công những người trong cuộc họp cho họ hoặc thực hiện phân công tự động.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập phòng họp nhóm trước cuộc họp bằng cách mở lời mời họp trong Teams và chọn Phòng họp nhóm > Tạo phòng.

Người quản lý phòng họp nhóm cũng có thể đổi tên phòng họp nhóm, đặt giới hạn thời gian cho các phiên họp nhóm, ra vào các phòng họp nhóm khác nhau, gửi thông báo đến các phòng họp nhóm, v.v. Để biết chi tiết, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft về thiết lập và quản lý phòng đột phá.

2. Bảng trắng cải tiến

Teams từ lâu đã tích hợp với ứng dụng Whiteboard của Microsoft để những người tham gia cuộc họp có thể cộng tác trên bảng trắng ảo dùng chung trong thời gian thực. Các thành viên trong nhóm có thể thêm văn bản, hình ảnh, sơ đồ, ghi chú, bản phác thảo,…vào bảng. Phiên bản cải tiến gần đây của ứng dụng này bổ sung một loạt cải tiến bao gồm hơn 40 mẫu mới, khả năng chèn hình ảnh và tài liệu, biểu tượng phản ứng cũng như nhiều cải tiến về công cụ viết tay.

Để khởi chạy ứng dụng Whiteboard khi đang họp: Ở phía trên bên phải cửa sổ cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên lên). Trên bảng mở ra, nhấp vào Microsoft Whiteboard .

Bên ngoài cuộc họp, bạn có thể thêm ứng dụng Whiteboard vào bất kỳ kênh Teams nào của mình. (Có thể hữu ích khi làm việc trên bảng trắng trước hoặc sau cuộc họp.) Mở kênh và nhấp vào biểu tượng + ở đầu kênh. Trên ngăn “Thêm tab” mở ra, hãy nhấp vào biểu tượng Bảng trắng. Một khung khác sẽ mở ra nơi bạn nhập tên cho bảng trắng. Nhấp vào nút Lưu ở phía dưới bên phải và bảng trắng mới của bạn sẽ được thêm vào kênh này.

Bạn cũng có thể thêm bảng trắng vào cuộc trò chuyện. Mở cuộc trò chuyện. Bảng trắng có thể đã được liệt kê dưới dạng tab dọc đầu cửa sổ trò chuyện. (Hoặc bạn có thể cần phải bấm vào Thêm để mở một menu nhỏ liệt kê Bảng trắng trên đó.) Nếu Bảng trắng được liệt kê dưới dạng tab, hãy bấm vào đó để khởi chạy ứng dụng Bảng trắng trong cuộc trò chuyện. Nếu nó không được liệt kê ở bất kỳ đâu dọc đầu cuộc trò chuyện của bạn thì hãy nhấp vào biểu tượng + và làm theo các bước tương tự ở trên để thêm bảng trắng vào kênh.

3. Phiên âm trực tiếp

Các nhóm từ lâu đã cung cấp bản ghi văn bản của các cuộc họp được ghi lại sau khi cuộc họp kết thúc. Một tính năng hữu ích lâu dài khác là chú thích văn bản do AI điều khiển, hiển thị những gì người tham gia cuộc họp đang nói trong thời gian thực. Khả năng chép lời trực tiếp mới hơn kết hợp hai tính năng đó, cung cấp thanh bên Bản chép lời hiển thị mọi nội dung đã được nói trong cuộc họp, hoàn chỉnh với thông tin ghi nhận của người phát biểu.

Phiên âm trực tiếp có thể giúp ích cho những người nghe kém hoặc những người không hoàn toàn thông thạo ngôn ngữ được nói trong cuộc họp. Và bất kỳ ai đến cuộc họp muộn hoặc bị phân tâm trong giây lát đều có thể nhanh chóng bắt kịp bằng cách cuộn lại thanh bên Bản ghi. Bản ghi đầy đủ sẽ có sau khi cuộc họp kết thúc dành cho những người được mời đã bỏ lỡ cuộc họp hoặc những người tham gia muốn xem lại những gì đã nói.

Để bắt đầu phiên âm trực tiếp trong cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm Tác vụ khác ở phía trên bên phải cửa sổ cuộc họp và từ menu mở ra, hãy nhấp vào Bắt đầu phiên âm. Những người tham gia cuộc họp sẽ thấy thông báo cho biết cuộc họp đang được chép lại.

Ngoài ra, nếu bạn ghi lại cuộc họp (nhấp vào biểu tượng Tác vụ khác và chọn Bắt đầu ghi ), tính năng chép lời trực tiếp sẽ tự động được bật cùng lúc. Những người tham gia cuộc họp sẽ thấy thông báo cho biết cuộc họp đang được ghi lại và chép lại.

Các nhóm hiện hỗ trợ phiên âm trực tiếp bằng 28 ngôn ngữ. Nếu mọi người trong cuộc họp đang nói một ngôn ngữ không phải tiếng Anh, bạn có thể thay đổi văn bản được chép lại thành ngôn ngữ họ đang nói. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở đầu thanh bên Bản ghi, chọn Thay đổi ngôn ngữ nói, chọn ngôn ngữ khác và nhấp vào Xác nhận.

Sau cuộc họp, bản ghi sẽ có sẵn để tải xuống trong sự kiện cuộc họp trên lịch.

Phiên âm trực tiếp phải được quản trị viên Nhóm của bạn cho phép. Để biết thêm chi tiết, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft về bản ghi trực tiếp trong Teams.

4. Làm nổi bật mọi người

Người tổ chức cuộc họp và người thuyết trình có thể “làm nổi bật” những người tham gia cuộc họp nhất định – ví dụ: tại một cuộc họp toàn công ty, nơi thường xuyên có một vài nhà lãnh đạo được triệu tập. Khi bạn làm nổi bật ai đó, nguồn cấp dữ liệu video của họ sẽ được hiển thị nổi bật trong cửa sổ cuộc họp cho tất cả người tham gia, về cơ bản là ghim nguồn cấp dữ liệu đó vào vị trí nổi bật trên màn hình. Tối đa bảy người có thể được chú ý cùng một lúc.

Để làm nổi bật ai đó, hãy nhấp chuột phải vào video của người đó (hoặc của chính bạn) và chọn Tiêu điểm từ menu mở ra. (Nếu video của ít nhất một người khác đã được làm nổi bật thì tùy chọn này sẽ có nội dung Thêm tiêu điểm).

Ngoài ra, bạn có thể chọn biểu tượng Hiển thị người tham gia (có hai người trên đó) ở đầu màn hình để xem danh sách từng người trong cuộc họp. Nhấp chuột phải vào tên của một người và chọn Spotlight từ menu mở ra.

Để xóa một người khỏi tiêu điểm, hãy nhấp chuột phải vào video của họ và chọn Dừng làm nổi bật từ menu mở ra. Bạn có thể ngừng làm nổi bật mọi người trong danh sách Hiển thị người tham gia.

Lưu ý rằng tính năng Spotlight không khả dụng nếu chế độ xem nguồn cấp dữ liệu video của mọi người được đặt ở chế độ “Thư viện lớn” hoặc “Cùng nhau”. Ngoài ra, nếu cuộc họp của bạn đang được ghi lại, video nổi bật của một người sẽ không xuất hiện dưới dạng nổi bật trong bản ghi cuối cùng.

5. Chế độ xem lưới PowerPoint và hơn thế nữa

Có một cách cải tiến để trình bày tài liệu PowerPoint trong cuộc họp, nơi bạn có thể hiển thị các trang chiếu cụ thể và không cần phải xem qua tất cả chúng. Ở phía trên bên phải cửa sổ cuộc họp, hãy bấm vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên lên). Trên bảng mở ra, cuộn đến phần “PowerPoint Live” và bấm vào Duyệt OneDrive hoặc Duyệt qua máy tính, tùy theo mục nào có tài liệu PowerPoint mà bạn muốn trình bày.

Sau khi tài liệu PowerPoint được tải, bạn sẽ thấy trang chiếu đang được trình bày cho những người tham gia cuộc họp trong khu vực chính của màn hình, cùng với một dải hình thu nhỏ dành cho các trang chiếu khác dọc theo cuối cửa sổ. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ hình thu nhỏ nào để đi thẳng đến trang trình bày đó.

Bên dưới trang trình bày đang được trình bày, có biểu tượng Chế độ xem lưới (có nhiều hình vuông). Nhấp vào biểu tượng này hoặc nhấn phím “G”, các hình thu nhỏ của slide sẽ được sắp xếp theo dạng lưới. Bạn có thể nhấp vào một trong những hình thu nhỏ này để trình bày cho mọi người trong cuộc họp xem.

Những người tham gia cuộc họp đang xem bản trình bày PowerPoint Live trong Nhóm cũng có biểu tượng Chế độ xem lưới; họ có thể sử dụng nó để chuyển đến bất kỳ trang chiếu nào trong bộ tài liệu rồi nhấp vào biểu tượng Đồng bộ hóa với người thuyết trình để quay lại trang chiếu đang được trình bày.

Để biết thêm chi tiết về chế độ xem dạng lưới và PowerPoint Live, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft về chia sẻ trang chiếu PowerPoint trong cuộc họp Teams.

Điểm mới nữa là khả năng dừng trình bày bản thuyết trình PowerPoint rồi tiếp tục từ nơi bạn đã dừng lại sau đó trong cùng một cuộc họp – tiện dụng khi bạn muốn chia nhỏ một bản trình bày dài với một người thuyết trình hoặc hoạt động khác.

6. Chế độ người thuyết trình

Tính năng này tập hợp nguồn cấp dữ liệu video của bạn và tài liệu hoặc hình ảnh bạn đang trình bày cho những người khác trong cuộc họp để xem theo một trong ba cách:

• Nổi bật sẽ xóa nền phía sau bạn và thay thế bằng nội dung bạn đang trình bày.
• Phóng viên đặt nội dung phía trên vai phải của bạn theo bố cục giống như những gì bạn thấy trên bản tin truyền hình khi người dẫn chương trình xuất hiện trên màn hình.
• Cạnh nhau chỉ đơn giản là nguồn cấp dữ liệu video của bạn và nội dung bạn đang trình bày được đặt cạnh nhau.
  

Ở phía trên bên phải cửa sổ cuộc họp, hãy bấm vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên lên). Trong tiêu đề “Chế độ người thuyết trình” ở đầu bảng mở ra, hãy nhấp vào biểu tượng cho chế độ người thuyết trình ưa thích của bạn.

Để bắt đầu bản trình bày của bạn, hãy chọn một mục trong “Màn hình” hoặc “Cửa sổ” trong bảng điều khiển. (Chế độ người thuyết trình hiện không hoạt động với bản trình bày PowerPoint, mặc dù Microsoft cho biết tính năng này sẽ có trong tương lai.)

Để biết thêm chi tiết, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft về cách sử dụng chế độ người thuyết trình.

7. Nội dung từ camera

Tính năng này cải thiện hình ảnh của một vật thể trong phòng của bạn, chẳng hạn như bảng trắng, sách hoặc tài liệu giấy, để mọi người trong cuộc họp của bạn có thể nhìn rõ hơn. Nó cũng bao gồm một hiệu ứng đặc biệt giúp bạn trông hơi trong suốt khi cơ thể, cánh tay hoặc bàn tay của bạn ở phía trước bảng trắng hoặc vật thể khác hoặc phía trên tài liệu.

Ở phía trên bên phải cửa sổ cuộc họp, hãy bấm vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên lên). Trên bảng mở ra, nhấp vào Nội dung từ camera và chọn Bảng trắng, Tài liệu hoặc Video. (Video dùng để hiển thị các bản giới thiệu sản phẩm hoặc hành động trực tiếp khác.) Trong cửa sổ xem trước, bạn sẽ được hướng dẫn hướng camera của thiết bị hoặc camera bên ngoài được kết nối vào bảng trắng hoặc tài liệu. Khi bảng trắng hoặc tài liệu của bạn được chú ý, tính năng này sẽ nâng cao mức độ dễ đọc của các từ và hình ảnh trên đó. Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút Chia sẻ để trình bày nó với mọi người trong cuộc họp của mình.

8. Giám sát chất lượng cuộc gọi

Nếu âm thanh hoặc video cuộc họp của bạn bị mờ hoặc thiếu, bạn có thể kiểm tra xem nguyên nhân có thể là gì. Ở đầu cửa sổ cuộc gọi của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm Hành động khác. Từ menu mở ra, hãy nhấp vào Gọi sức khỏe. Một thanh bên sẽ xuất hiện dọc bên phải hiển thị trạng thái kỹ thuật của mạng, âm thanh, video và chia sẻ màn hình của bạn. Để biết chi tiết về cách đọc số liệu thống kê tình trạng cuộc gọi, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft về giám sát chất lượng cuộc gọi và cuộc họp trong Teams.

9. Phím tắt giơ tay ảo

Tính năng “ giơ tay ” của Team cho phép người tham gia cuộc họp báo hiệu với người chủ trì rằng họ có câu hỏi hoặc nhận xét mà không làm gián đoạn người phát biểu. Vào năm 2021, Microsoft đã thêm phím tắt để thực hiện việc này nhanh hơn.

Để giơ hoặc hạ tay và xem ai khác cũng giơ tay, nhấn Ctrl-Shift-K trên Windows hoặc ⌘-Shift-K trên macOS. Để yêu cầu trình đọc màn hình của bạn đọc to danh sách những người khác đang giơ tay, hãy nhấp vào Ctrl-Shift-L trên Windows hoặc ⌘-Shift-L trên macOS. 

10. Tóm tắt cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể tìm thấy bản tóm tắt về cuộc họp đó trong nhóm trò chuyện được tạo tự động cho cuộc họp. Trong thanh bên bên trái của ứng dụng Nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng Trò chuyện. Trong cột thứ hai, hãy tìm tiêu đề của cuộc họp đã kết thúc và nhấp vào nó.

Cửa sổ tóm tắt bao gồm văn bản trò chuyện, ghi chú đã ghi và các tệp được chia sẻ trong cuộc họp cũng như bản ghi và chép lại video nếu chúng được tạo. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, báo cáo điểm danh cũng sẽ được đính kèm; nó có thể được tải xuống dưới dạng tệp .csv.