Google Trang tính với Microsoft Excel: Cái nào hoạt động tốt hơn cho doanh nghiệp?

Google Sheets và Microsoft Excel là hai ứng dụng bảng tính nổi tiếng nhất hiện nay. Cả hai đều bóng bẩy và rất hữu ích – đến mức bạn có thể dễ dàng bám vào ứng dụng bạn đang sử dụng mà không cần biết ứng dụng kia đã cải tiến như thế nào trong những năm qua. Nếu bạn (hoặc doanh nghiệp của bạn) đã chọn một ứng dụng bảng tính và từ chối các ứng dụng khác vào những năm trước, thì có thể có những lý do chính đáng để xem xét lại.

Để tìm hiểu vị trí của Trang tính và Excel hiện nay, cả riêng lẻ và so sánh với nhau, đã kiểm tra chúng bằng cách thử các tác vụ phổ biến nhất mà người dùng thực hiện, bao gồm bắt đầu một bảng tính mới, nhập dữ liệu và công thức, định dạng ô, tạo biểu đồ, thêm các tính năng bổ sung chẳng hạn như dữ liệu từ các nguồn bên ngoài và cộng tác với những người khác.

Để kiểm tra tất cả những điều đó, quyết định tạo một bảng tính điển hình mà nhiều chuyên gia kinh doanh có thể cần phải tập hợp lại: bảng theo dõi ngân sách. Xây dựng một bảng theo dõi thu nhập và chi phí trong 8 tháng của một công ty tưởng tượng, bao gồm cả kết quả và dự đoán.

Có một điểm khác biệt rõ ràng giữa Trang tính và Excel cần được đề cập: giá cả. Mặc dù Google Trang tính là một phần của gói G Suite được cấp phép của Google dành cho doanh nghiệp nhưng nó vẫn miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân. Excel có sẵn như một phần của Microsoft Office, có nhiều lần lặp lại khác nhau cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp và có sẵn dưới dạng đăng ký Microsoft 365 hoặc Office 365 hàng năm hoặc dưới dạng mua một lần (Microsoft gọi là phiên bản “vĩnh viễn” văn phòng). Các cá nhân có thể sử dụng miễn phí phiên bản trực tuyến của Excel , nhưng chức năng của nó không mạnh mẽ như của máy tính để bàn.

Bài đánh giá này tập trung vào ứng dụng Excel trên máy tính dành cho Windows trong Microsoft 365/Office 365. Các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng phiên bản Excel vĩnh viễn có thể không có tất cả các tính năng được đề cập ở đây. Bởi vì đó là một thế giới đa nền tảng, đã thử nghiệm ứng dụng khách macOS dành cho máy tính để bàn, phiên bản web cũng như các ứng dụng dành cho thiết bị di động Android và iOS của Excel. Google Trang tính dựa trên web, vì vậy đã sử dụng nó trong trình duyệt Edge và Chrome của mình; Google cũng cung cấp các ứng dụng Trang tính cho Android và iOS, vì vậy đã thử nghiệm các ứng dụng đó.

Với tất cả những điều đó trong tâm trí, chúng ta hãy bắt đầu.

Tạo bảng tính

Có lẽ điều quan trọng nhất về một bảng tính là việc tạo một bảng tính dễ dàng như thế nào, sau đó nhập dữ liệu và công thức. Hình thức của bảng tính cũng quan trọng, đặc biệt nếu bạn sử dụng nó để trình bày dữ liệu cho người khác. Vì vậy, bắt đầu bằng cách tìm kiếm một mẫu có thể chỉnh sửa, sử dụng được có thể chuyển sang mục đích của mình. Sau đó, chỉnh sửa nó, nhập dữ liệu, thêm và chỉnh sửa các công thức. Nếu không có mẫu phù hợp, bắt đầu lại từ đầu.

Google Trang tính

Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ sưu tập mẫu tuyệt vời, thì Google Trang tính không phải là nơi bạn nên đến. Đã tìm thấy 28 mẫu – khoảng thời gian. Xét rằng chỉ riêng Excel có 79 mẫu cho ngân sách, các lựa chọn của Google Trang tính khá ít.
 

Google chỉ có sẵn một ngân sách kinh doanh duy nhất, có tên là “Ngân sách kinh doanh hàng năm” và được tạo bởi Intuit QuickBooks. Thoạt nhìn, nó có vẻ lý tưởng cho nhiệm vụ. Nó có các tab riêng biệt cho thu nhập, chi phí và tóm tắt. Đối với mỗi tab, chỉ cần chỉnh sửa các danh mục. Tuy nhiên, khi xem xét nó, nhận ra rằng nó không có cách nào theo dõi chi tiêu ước tính so với chi tiêu thực tế. Và việc tùy chỉnh mẫu là vô cùng khó khăn: Có quá nhiều liên kết nội bộ đến các công thức và phép tính nên việc theo dõi và chỉnh sửa chúng dường như là không thể. Vì vậy, cuối cùng đã từ bỏ khuôn mẫu và thay vào đó bắt đầu lại từ đầu.

Đó là một quá trình dễ dàng nhưng tốn thời gian. Các công thức có sẵn thông qua Chèn > Hàm hoặc chúng có thể được nhập bằng tay. Để có danh sách đầy đủ về những gì có sẵn, có một trang Google có tiêu đề danh sách chức năng Google Trang tính. Bạn cũng có thể lấy danh sách trong Trang tính thông qua Chèn > Hàm > Tất cả .

Google Trang tính không cung cấp nhiều công cụ để chỉnh sửa bảng tính của bạn như Microsoft Excel. Excel có sẵn hàng trăm phông chữ và biến thể phông chữ; Google có 33. Excel có nhiều cách thiết lập sẵn để định dạng ô bằng màu sắc, tiêu đề văn bản, v.v.; Google chỉ có những công cụ cơ bản nhất. Kết quả cuối cùng: bảng tính Google Trang tính trông cơ bản và đơn giản.

Trang tính thực hiện tốt việc nhập bảng tính từ Excel. Chỉ cần tải bảng tính lên và mở nó trong Trang tính. Trong các bảng tính, công thức, biểu đồ và định dạng được thừa nhận là đơn giản, kể cả từ bảng tính Excel đã tạo từ một mẫu cho câu chuyện này.

Microsoft Excel

Khi nói đến các mẫu ngân sách, Excel có một sự bối rối về sự phong phú, cho dù đó là ngân sách kinh doanh hay ngân sách có mục đích đặc biệt, chẳng hạn như cho một sự kiện tiếp thị. Có một cơ hội tốt là bạn sẽ tìm thấy một cái phù hợp với những gì bạn đang tìm kiếm và có thể dễ dàng chỉnh sửa.

Khi bạn tạo một bảng tính mới, bạn sẽ thấy một danh sách gồm 25 mẫu, bao gồm một số mẫu cho nhiều loại ngân sách. Và đó chỉ là một lựa chọn nhỏ trong số những gì sẵn có – bạn cũng có thể duyệt hoặc tìm kiếm từ bên trong Excel thông qua bộ sưu tập hàng nghìn mẫu trực tuyến của Microsoft. Đã tìm kiếm bằng cách sử dụng thuật ngữ “ngân sách” và tìm thấy 79. Khi nhấp vào từng mẫu, có thêm thông tin chi tiết, bao gồm cả mục đích của nó, nó phù hợp để làm gì và ảnh chụp nhanh của bảng tính mẫu.
 

Khi tìm thấy một cái phù hợp với ngân sách của mình, tải xuống, lưu và đặt tên cho nó. Và trong vòng vài phút, đã có một bảng tính được thiết kế tốt, sẵn sàng hoạt động.

Mẫu này không chỉ bao gồm các danh mục ngân sách, chẳng hạn như chi phí hoạt động, chi phí nhân sự và thu nhập, mà còn bao gồm dữ liệu mẫu, công thức làm việc cũng như tiêu đề và văn bản được định dạng rất đẹp, lý tưởng cho các bài thuyết trình.

Trước tiên, phải thực hiện một số chỉnh sửa vì muốn tạo báo cáo chạy hàng tháng về chi tiêu ước tính so với chi tiêu thực tế của mỗi tháng và mẫu này chỉ có một tháng trong đó. Và, tất nhiên, danh mục thu nhập và chi tiêu khác với danh mục của mẫu.

Thật dễ dàng để thực hiện bằng cách đổi tên một số danh mục và xóa những danh mục khác. Đặc biệt hữu ích là thực tế là các công thức đủ thông minh để tự điều chỉnh khi xóa một danh mục. Ví dụ: khi xóa một danh mục có tên là Bán tài sản khỏi phần Thu nhập, Excel sẽ tự động xóa phần Bán tài sản của công thức tính tổng thu nhập. Không phải điều chỉnh công thức theo cách thủ công. Đã thêm dữ liệu và công thức cho một phần mới có tên là Thu nhập ròng sẽ trừ tổng chi phí hoạt động và chi phí nhân sự khỏi thu nhập – một phần quan trọng nhưng đáng ngạc nhiên là không có trong mẫu.

Mặc dù tiêu đề và văn bản của mẫu được định dạng đẹp, nhưng đã thử thay đổi chúng, chỉ để kiểm tra khả năng định dạng của Excel. Excel tỏa sáng ở đây: Tab Trang chủ trong Dải băng cung cấp các công cụ tuyệt vời để định dạng văn bản bằng cách thay đổi phông chữ và thuộc tính của chúng, cũng như để thêm màu cho các ô.

Sau đó, đã sao chép ngân sách hàng tháng đầu tiên đã tạo bằng cách nhấp vào tab của nó, chọn Di chuyển hoặc Sao chép từ màn hình xuất hiện (đảm bảo chọn hộp Tạo bản sao ) rồi nhấp vào OK . Đã làm điều này nhiều lần để tạo nhiều bản sao, sau đó đổi tên từng tab mới để nó đại diện cho một tháng: Tháng Giêng, Tháng Hai, Tháng Ba, Tháng Tư, Tháng Năm, Tháng Sáu và Tháng Bảy. Sau đó, vào từng tab và thay đổi dữ liệu để phù hợp với tháng thích hợp.

Chỉ với một chút nỗ lực, đã xây dựng được một ngân sách tám tháng trông đẹp mắt, chi tiết các khoản chi tiêu, thu nhập và thu nhập ròng, đồng thời so sánh tất cả những điều đó với các dự đoán.

Tạo bảng tính: Kết luận

Microsoft Excel đi trước Google Trang tính một thế giới khi nói đến lựa chọn mẫu và các công cụ để định dạng ô và văn bản. Nếu giao diện của bảng tính là quan trọng đối với bạn, thì lựa chọn rất rõ ràng: hãy chọn Microsoft Excel. Với Google, bạn chỉ có những điều cơ bản. Tuy nhiên, để chèn công thức, không có sự khác biệt thực sự giữa hai công thức.

Chèn biểu đồ

Vì biểu đồ là một trong những cách tốt nhất để làm rõ ý nghĩa của dữ liệu nên đã tạo nhiều loại biểu đồ cho ngân sách thử nghiệm của mình: Biểu đồ hình tròn để hiển thị các loại thu nhập và chi tiêu, biểu đồ đường để hiển thị thu nhập và dữ liệu khác theo thời gian và biểu đồ thanh để so sánh các danh mục trong một tháng.

Cả Trang tính và Excel đều cung cấp các tính năng trực quan hóa dữ liệu bổ sung, chẳng hạn như bảng tổng hợp , giúp bạn tìm và hiển thị các mối quan hệ cơ bản giữa dữ liệu. Nhưng bài viết này tập trung vào biểu đồ, công cụ trực quan hóa dữ liệu được sử dụng rộng rãi và dễ tiếp cận nhất.

Google Trang tính

Google Trang tính không hoàn toàn có khả năng tạo biểu đồ như Excel, nhưng nó vẫn hoạt động khá tốt. Cách dễ nhất để tạo biểu đồ là chọn dữ liệu của bạn, sau đó chọn Chèn > Biểu đồ từ menu ở đầu màn hình. Trang tính đưa ra dự đoán chính xác nhất về loại biểu đồ bạn muốn tạo và chèn biểu đồ đó. Nó cũng mở trình chỉnh sửa Biểu đồ ở ngăn bên phải để bạn có thể thay đổi loại biểu đồ cũng như tùy chỉnh và chỉnh sửa biểu đồ.
 

Nhận thấy rằng hầu hết thời gian, Trang tính đều đoán đúng và tạo ra loại biểu đồ mà mong muốn, mặc dù nó có xu hướng mặc định là biểu đồ thanh quá thường xuyên, ngay cả khi biểu đồ hình tròn là lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, nó thường xuyên đoán đúng, điều này khiến việc tạo biểu đồ trở nên dễ dàng.

Các tab Thiết lập và Tùy chỉnh của trình chỉnh sửa Biểu đồ ở trên cùng của nó giúp dễ dàng thay đổi loại biểu đồ của bạn cũng như chỉnh sửa và tùy chỉnh biểu đồ. Trên tab Thiết lập, bạn có thể sử dụng trình đơn thả xuống Loại biểu đồ để chọn một loại biểu đồ khác. Sẽ rất hữu ích khi mỗi loại biểu đồ có một hình thu nhỏ nhỏ bên cạnh để bạn có thể xem loại biểu đồ mình sẽ tạo. Tuy nhiên, hình thu nhỏ không sử dụng dữ liệu bạn đã đánh dấu để tạo biểu đồ, vì vậy bạn không thể xem trước biểu đồ sẽ trông như thế nào khi bạn chọn bất kỳ loại nào. Như bạn sẽ thấy trong phần tiếp theo, Excel thực hiện điều này và giúp việc chọn loại biểu đồ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Đối với việc tạo biểu đồ mà không cần chọn dữ liệu trước, rất đơn giản để thực hiện. Chèn con trỏ của bạn vào một ô là một phần hoặc liền kề với một hàng hoặc cột dữ liệu và Biểu đồ giả định rằng bạn muốn tạo biểu đồ bằng cách sử dụng dữ liệu gần đó. Sau đó, nó hoạt động như thể bạn đã tự chọn dữ liệu và đoán loại biểu đồ, đồng thời bạn tạo biểu đồ giống như thể bạn đã chọn dữ liệu. Lần duy nhất gặp vấn đề với điều này là khi tạo biểu đồ trong các bảng tính phức tạp, vì Trang tính đôi khi nhầm lẫn về dữ liệu muốn sử dụng.

Khi bạn đã chèn biểu đồ, Google Trang tính cho phép bạn thay đổi và tùy chỉnh biểu đồ bằng cách nhấp chuột phải vào bên trong để thực hiện những việc như thay đổi chú giải, tiêu đề, trục, loại biểu đồ hoặc màu sắc. Nhưng những chỉnh sửa cơ bản đó không tiếp cận với sự phong phú của các tùy chọn thiết kế và bố cục đáng kể của Excel – ví dụ: bạn không thể chọn nhiều bố cục khác nhau và bạn không nhận được nhiều tùy chọn định dạng hoặc lựa chọn màu sắc. Bạn cũng có thể bấm đúp vào biểu đồ để hiển thị trình chỉnh sửa Biểu đồ, nơi bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi hơn nữa, bao gồm thay đổi loại biểu đồ và sử dụng nhiều tùy chọn khác để tùy chỉnh giao diện của biểu đồ.

Google Trang tính có nhiều lựa chọn biểu đồ, không chỉ bao gồm các biểu đồ hình tròn, đường, thanh, vùng và cột thông thường mà còn cả các biểu đồ bí truyền hơn, như radar, thác nước và biểu đồ. Tuy nhiên, không có cách nào dễ dàng để tạo một biểu đồ thu nhỏ, biểu đồ này chèn các biểu đồ đường, cột hoặc thắng/thua rất đơn giản vào một ô bảng tính. Nó không có sẵn từ trình chỉnh sửa Biểu đồ dưới dạng một loại biểu đồ. Thay vào đó, bạn sẽ phải sử dụng cú pháp phức tạp, như sau: SPARKLINE(A1:A5, {“charttype”,”column”; “axis”, true; “axiscolor”, “red”}) Tạo biểu đồ thu nhỏ khá dễ dàng trong Excel, chỉ là một ví dụ nữa về cách mà Excel có các khả năng tạo biểu đồ vượt trội.

Microsoft Excel

Tạo biểu đồ trong Excel là sự đơn giản. Cách nhanh nhất là đánh dấu dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ và từ tab Chèn của Ribbon , chọn Biểu đồ được đề xuất . Sau đó, Excel sẽ hiển thị cho bạn hình thu nhỏ của các loại biểu đồ phù hợp nhất với dữ liệu bạn đã chọn. Hình thu nhỏ sử dụng dữ liệu bạn đã đánh dấu, vì vậy bạn có thể thấy chính xác biểu đồ sẽ trông như thế nào. Cuộn qua các biểu đồ được đề xuất, nhấp vào biểu đồ bạn muốn sử dụng và biểu đồ đó sẽ được tạo. Đã tạo nửa tá biểu đồ và nhận thấy các đề xuất luôn đúng mục tiêu.
 

Tuy nhiên, bạn không cần phải tuân theo các khuyến nghị. Nếu bạn không tìm thấy loại biểu đồ thích hợp sau khi đánh dấu dữ liệu biểu đồ và chọn Chèn > Biểu đồ được đề xuất , bạn có thể nhấp vào Tất cả biểu đồ và cuộn qua vùng lựa chọn rộng lớn của Excel.

Excel có 17 loại biểu đồ khác nhau, bao gồm những loại phổ biến hơn như cột, đường, hình tròn, thanh và vùng; những thứ phức tạp hơn như radar, bề mặt và biểu đồ; và một số chủ yếu được các chuyên gia dữ liệu biết đến, như box & ria. Và nhiều loại biểu đồ có nhiều loại phụ — ví dụ: trong số các biểu đồ thanh, bạn sẽ tìm thấy thanh nhóm, thanh xếp chồng,… và mỗi loại có hai biến thể.

Kết quả cuối cùng? Rất khó có khả năng Excel sẽ không cung cấp loại biểu đồ mà bạn muốn sử dụng. (Để biết thêm thông tin về một số loại biểu đồ mới có sẵn trong Excel, hãy xem “ Bảng cheat Excel cho Office 365 .”) 

Cũng giống như các biểu đồ được đề xuất, các hình thu nhỏ trong Tất cả Biểu đồ sử dụng dữ liệu của bạn, vì vậy, bạn sẽ có bản xem trước của biểu đồ mình sẽ tạo. Bạn cũng có thể chỉ cần tô sáng dữ liệu của mình, chọn tab Chèn, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh loại biểu đồ bạn muốn tạo (hình tròn, đường, thanh, v.v.), sau đó chọn biểu đồ chính xác mà bạn muốn từ các biểu đồ hiển thị.

Lưu ý rằng bạn không cần phải đánh dấu dữ liệu trước khi tạo biểu đồ. Từ menu Chèn của Ribbon, bạn có thể chọn loại biểu đồ bạn muốn tạo và sau khi biểu đồ được chèn vào bảng tính bằng dữ liệu mặc định, bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Chọn Dữ liệu. Từ đó, bạn chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào bảng tính của mình.

Khi bạn đã tạo biểu đồ, bạn sẽ có vô số tùy chọn để chỉnh sửa và tùy chỉnh biểu đồ hoặc để thay đổi loại biểu đồ. Nhấp chuột phải vào biểu đồ để chọn dữ liệu khác cho biểu đồ, định dạng biểu đồ và thêm đường viền hoặc nền, v.v. Nhấp vào biểu đồ, sau đó chuyển đến tab Thiết kế và bạn sẽ có nhiều khả năng hơn, chẳng hạn như chọn các biến thể của thiết kế cơ bản hoặc thay đổi màu sắc.

Excel cũng tạo cái được gọi là biểu đồ Sparkline, giúp chèn biểu đồ đường, cột hoặc thắng/thua rất đơn giản vào một ô bảng tính. Biểu đồ thu nhỏ rất phù hợp để hiển thị nhanh các xu hướng bằng đồ họa theo cách nhỏ gọn – trong ví dụ của tôi, hiển thị dữ liệu như thu nhập ròng và tổng chi phí theo thời gian. Để tạo Sparkline, bạn bấm vào ô muốn chèn, chọn loại Sparkline muốn tạo từ menu Insert, rồi chọn dữ liệu muốn tạo biểu đồ.
 

Nói tóm lại, Excel là một công cụ tạo biểu đồ xuất sắc, kết hợp tính dễ sử dụng với khả năng tùy chỉnh gần như vô tận và sự thông minh để giúp bạn chọn biểu đồ phù hợp để trình bày thông tin của mình một cách tốt nhất.

Biểu đồ: Kết luận

Excel thắng ở đây. Công cụ của Microsoft giúp tạo biểu đồ dễ dàng và ít gây nhầm lẫn hơn, đồng thời bạn có nhiều tùy chọn hơn để thay đổi thiết kế, bố cục và màu sắc.

Thêm tính năng bổ sung

Đôi khi bạn muốn nhiều hơn là chỉ các biểu đồ và dữ liệu cơ bản. Bạn có thể muốn tô điểm cho bảng tính của mình bằng hình ảnh, liên kết đến dữ liệu bên ngoài, biểu đồ đặc biệt, v.v. Vì vậy, sau khi tạo ngân sách của mình, đã xem Google Trang tính và Excel cũng như các tính năng bổ sung mà chúng cung cấp. Đây là những gì tôi tìm thấy.

Google Trang tính

Google Trang tính cung cấp một tính năng bổ sung tuyệt vời không chỉ làm cho bảng tính hoặc báo cáo trông đẹp hơn. Google Biểu mẫu cho phép bạn dễ dàng tạo các biểu mẫu để nhận phản hồi về dữ liệu, định dạng hoặc bản trình bày — thực tế là về bất kỳ thứ gì. Mặc dù Biểu mẫu có sẵn dưới dạng một dịch vụ riêng biệt của Google nhưng bạn có thể sử dụng nó để đính kèm biểu mẫu vào bảng tính. Khi mọi người trả lời biểu mẫu, phản hồi của họ được ghi lại vào bảng tính.

Để bắt đầu một biểu mẫu từ trong Trang tính, bạn chọn Chèn > Biểu mẫu và bạn sẽ được đưa đến một trang mới cho phép bạn tạo một bảng câu hỏi bằng một số định dạng, bao gồm nhiều lựa chọn, hộp kiểm, mục nhập văn bản dạng tự do, v.v. Bạn có thể thêm đồ họa và video, thêm ngày và giờ, yêu cầu câu hỏi đó có được trả lời hay không,…

Sau khi biểu mẫu được hoàn thành, nó sẽ không tồn tại trong bảng tính. Thay vào đó, bạn gửi biểu mẫu qua email (bạn có thể gửi liên kết hoặc chính biểu mẫu đó) tới những người mà bạn đang thu hút phản hồi. Họ điền vào biểu mẫu và thông tin được lập bảng và kết quả được biểu thị trên một trang trong bảng tính của bạn mà chỉ bạn mới có quyền truy cập.
 

Ngoài Google Biểu mẫu, Trang tính còn có một số cách để trang trí bảng tính. Bạn có thể chèn hình ảnh từ máy tính, Google Drive, máy ảnh được gắn vào máy tính hoặc web. Tuy nhiên, không giống như Excel, Sheets không có công cụ chỉnh sửa hình ảnh.

Ngoài ra còn có một thư viện các công cụ bổ sung (chọn Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung), nhưng tôi thấy rất ít ở đó để chỉnh sửa bảng tính.

Microsoft Excel

Excel có rất nhiều tính năng bổ sung dành cho bất kỳ ai muốn làm cho bảng tính của họ trở nên sống động, từ biểu đồ và đồ thị độc đáo đến công cụ ảnh, liên kết đến dữ liệu bên ngoài, v.v.

Báo cáo ngân sách bao gồm một phần về doanh số bán hàng hàng tháng của nhân viên bán hàng. Quyết định dùng thử “Đồ thị người” của Excel (được truy cập qua tab Chèn trong Dải băng), cho phép bạn tạo biểu đồ bằng cách sử dụng đồ họa và chủ đề được thiết kế cho dữ liệu liên quan đến người. Bạn truy cập nó thông qua tab Chèn trên Dải băng. Sử dụng nó để tạo một biểu đồ thanh hiển thị số tiền bán hàng mà mỗi thành viên của nhân viên đã đặt trong một tháng. Kết quả là những hình ảnh bắt mắt có thể tăng thêm sức mạnh cho bất kỳ bảng tính nào.
 

Để tạo Sơ đồ người, hãy chuyển đến tab Chèn của Dải băng ; trong phần Bổ trợ, bấm vào nút Biểu đồ người , biểu tượng một người ở phía trước các đường kẻ ngang. Bạn sẽ phải đồng ý cài đặt một phần bổ trợ. Sau một hoặc hai phút, nó khởi chạy. Nhấp vào nút Dữ liệu ở phía trên bên phải của biểu đồ, điền tiêu đề và nhấp vào Chọn dữ liệu của bạn . Sau đó nhấp vào Tạo và ứng dụng sẽ chèn một biểu đồ sống động, có thể tùy chỉnh phần nào. Nút Cài đặt cho phép bạn thay đổi bố cục, đồ họa, màu sắc,…

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các tùy chỉnh bị hạn chế khi so sánh với các biểu đồ Excel khác. Ngoài ra, lúc đầu, bạn có thể nghĩ rằng mình không thể di chuyển biểu đồ sau khi tạo nó. Nhưng nếu bạn loay hoay một chút, bạn sẽ có thể làm được – di chuyển con trỏ đến cạnh cho đến khi con trỏ trông giống hình chữ thập, sau đó di chuyển biểu đồ.

Một phần bổ trợ khác, Bản đồ Bing, cho phép bạn xếp lớp dữ liệu lên trên bản đồ. Giống như People Graph, nó có sẵn trực tiếp trên tab Chèn của Ribbon; nút của nó hiển thị logo “b” cách điệu của Bing. Muốn sử dụng nó để cho biết doanh nghiệp đã tạo ra bao nhiêu thu nhập trong một tháng cụ thể, theo địa điểm. Mất vài lần thử sử dụng nó để làm cho đúng. Tốt nhất là trước tiên hãy chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ, sau đó nhấp vào nút Bản đồ Bing. Tuy nhiên, ngay cả khi đó, vẫn phải làm thêm một số công việc để làm cho đúng.

Bổ trợ chỉ hoạt động nếu cột đầu tiên có dữ liệu vị trí. Thế là phải làm lại dữ liệu trên bảng tính. Sau khi thực hiện, nó đã ánh xạ chính xác dữ liệu, nhưng không phải theo cách đặc biệt hữu ích. Nó hiển thị tất cả các địa điểm kinh doanh dưới dạng các vòng tròn trên bản đồ, ngoài ra không có gì khác. Để xem số liệu bán hàng, phải nhấp vào từng vòng tròn riêng lẻ. Sẽ hữu ích hơn nhiều nếu có các thanh trên mỗi địa điểm, đại diện cho doanh số bán hàng tại địa điểm đó.
 

Bạn di chuyển biểu đồ Bing Maps giống như cách bạn di chuyển People Graph.

Tuy nhiên, có rất nhiều thứ khác mà Excel cung cấp để chỉnh sửa báo cáo. Muốn thêm ảnh, vì vậy đã chọn Chèn > Ảnh , cho phép bạn chọn ảnh trên máy tính, ảnh trực tuyến và ảnh lưu trữ. Kho hình ảnh có nhiều hình ảnh miễn phí, chất lượng cao mà bạn có thể sử dụng, cùng với hộp tìm kiếm để tìm chúng dễ dàng. Ngoài ảnh, bạn sẽ tìm thấy các biểu tượng và các loại hình nghệ thuật khác.

Mặc dù hình ảnh có chất lượng cao và có rất nhiều hình ảnh, nhưng bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn nếu chọn tìm ảnh trực tuyến. Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ được đưa đến một màn hình cho phép bạn tìm kiếm thông qua các hình ảnh trên Bing. Đã thử nhiều tìm kiếm để xem những gì có thể thêm vào. Cho dù đó là giếng dầu, rắn, rô-bốt hay bất cứ thứ gì khác mà đã thử, đều tìm thấy nhiều hình ảnh có thể sử dụng được, tất cả đều được gắn thẻ giấy phép Creative Commons để tái sử dụng. (Bạn cũng có thể mở rộng tìm kiếm bằng cách tìm kiếm tất cả các hình ảnh, không chỉ những hình ảnh có giấy phép Creative Commons.) Bạn cũng có thể chèn ảnh của riêng mình theo cách tương tự, bằng cách chọn Chèn > Ảnh và điều hướng đến hình ảnh bạn muốn sử dụng.

Cho dù bạn đang thêm hình ảnh trực tuyến hay hình ảnh của riêng bạn, việc chèn hình ảnh đó vào bảng tính rất đơn giản: Nhấp vào hình ảnh đó, sau đó nhấp vào Chèn. Bạn cũng có thể chỉnh sửa ảnh theo nhiều cách, bao gồm chỉnh sửa ảnh cơ bản như chỉnh màu và thêm hiệu ứng nghệ thuật, thêm đường viền, v.v. Để làm điều đó, hãy nhấp vào ảnh và tab Công cụ Ảnh xuất hiện trong Dải băng với nhiều công cụ chỉnh sửa ảnh.

Tiếp theo, quyết định muốn chèn báo giá cổ phiếu vào báo cáo để cập nhật liên tục. Khả năng đó không được tích hợp trực tiếp vào Excel, nhưng có sẵn miễn phí với phần bổ trợ Stock Connector từ Microsoft Store. Đã thử nó với một vài cổ phiếu và nó cập nhật cứ sau 15 phút.

Có nhiều tính năng khác mà bạn có thể thêm có sẵn từ tab Dữ liệu, bao gồm dữ liệu trực tiếp từ cơ sở dữ liệu SQL, bảng trên web và các nguồn khác.

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ vẽ, có sẵn từ Chèn > Nghệ thuật thông minh . Và bạn có thể chèn các biểu tượng (chọn Chèn > Biểu tượng), cũng như các hình dạng mà bạn có thể sử dụng cho lưu đồ và các mục đích khác (chọn Chèn > Hình dạng).

Nói tóm lại, nếu bạn đang tìm cách hoàn thiện các bảng tính và báo cáo, thì Excel là một vũ trụ rộng lớn, hữu ích – mặc dù bạn có thể thấy một số tính năng bổ sung hữu ích hơn những tính năng khác.

Tiện ích bổ sung: Kết luận

Nếu bạn đang muốn thu thập phản hồi về bảng tính của mình, Google sẽ thắng vòng này một dặm. Google Biểu mẫu là một công cụ đặc biệt hữu ích để thu thập phản hồi một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tất cả việc thu thập dữ liệu được tự động thực hiện cho bạn và được lập thành bảng trên các tab trên trang tính của bạn.

Tuy nhiên, đối với mọi thứ khác, Excel vượt xa Trang tính. Nó có nhiều lựa chọn hình ảnh hơn cũng như các công cụ chỉnh sửa hình ảnh tuyệt vời, điều mà Google còn thiếu. Excel cũng có một số tính năng khác có thể thêm giá trị vào bảng tính, mặc dù một số – chẳng hạn như Bản đồ Bing – vẫn cần hoạt động.