Cách tổ chức cuộc họp Teams với người ngoài doanh nghiệp

Nhiều tổ chức dựa vào Microsoft Teams để thực hiện các cuộc gọi thoại và video vì đây là một phần của bộ Office 365 và Microsoft 365 được triển khai phổ biến. Mặc dù các hệ thống hội nghị truyền hình khác tốt hơn nhưng Teams bổ sung ít hoặc không tốn chi phí vào ngân sách CNTT nên nó nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn của công ty.

Nhưng Teams được thiết kế để liên lạc nội bộ trong nhóm — nghĩa là dành cho những người được quản lý thông qua Azure Active Directory trong cùng một miền. Nếu bạn cần gặp người ngoài thì sao? Vậy thì Teams không dễ dàng như vậy.

Cách Teams xử lý sự tham gia bên ngoài

Về mặt tích cực, quyền truy cập bên ngoài được bật theo mặc định trong Teams, do đó bạn sẽ có thể mời người ngoài — trừ khi bộ phận CNTT tắt quyền truy cập bên ngoài vì lý do bảo mật mà không nhận ra hậu quả. Trong trường hợp đó, bạn cần nhờ CNTT để kích hoạt lại.

Yêu cầu quyền truy cập vào máy tính để bàn: Người dùng Windows, macOS và Linux có hai cách để tham gia cuộc họp Nhóm: sử dụng ứng dụng Nhóm hoặc truy cập Nhóm qua trình duyệt. 

Để tham gia cuộc họp thông qua ứng dụng Teams trên máy tính, người dùng có ba tùy chọn:

• Sử dụng ứng dụng Teams được đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp Office 365 hoặc Microsoft 365 tương thích (không phải tài khoản cá nhân).
• Sử dụng ứng dụng nhóm với tư cách khách.
• Sử dụng ứng dụng Teams đã đăng nhập bằng tài khoản có dịch vụ Teams miễn phí.

Máy chủ phải có tài khoản doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp Office 365/Microsoft 365 tương thích để thiết lập cuộc họp. Dịch vụ Teams miễn phí không cho phép họp theo lịch mà chỉ gọi điện trực tiếp.

Lưu ý: Microsoft cung cấp các bản dùng thử miễn phí có giới hạn thời gian của Office 365 và Microsoft 365, từ 30 ngày cho doanh nghiệp nhỏ đến 180 ngày cho doanh nghiệp. Thời gian dùng thử tùy theo tên miền, không phải theo người dùng.

Sử dụng trình duyệt là tùy chọn khác, với ưu điểm là không yêu cầu người tham gia chưa có ứng dụng Teams tải xuống và cài đặt. Tuy nhiên, chất lượng cuộc họp trên web có thể kém hơn so với trong ứng dụng.

Teams hỗ trợ âm thanh và video trên Google Chrome phổ biến dành cho Windows, macOS và Linux cũng như trình duyệt Edge ít được sử dụng của Microsoft dành cho Windows.

Người dùng các trình duyệt máy tính để bàn khác – chẳng hạn như Firefox của Mozilla, Safari của Apple và Internet Explorer đã ngừng sử dụng nhưng vẫn sử dụng Internet Explorer của Microsoft – cần gọi điện bằng điện thoại để tham gia qua giọng nói. Tất nhiên, khả năng người tổ chức cuộc họp cung cấp số quay số là một tùy chọn tính phí đối với hầu hết các gói Microsoft 365/Office 365. Những người tham gia Firefox, Safari và Internet Explorer sẽ không nhìn thấy video của những người tham gia cuộc họp khác nhưng họ sẽ thấy màn hình được chia sẻ.

Yêu cầu truy cập di động: Người dùng điện thoại thông minh và máy tính bảng phải sử dụng ứng dụng di động Teams dành cho iOS hoặc Android. Không có lựa chọn nào khác vì không có trình duyệt di động nào được hỗ trợ, thậm chí cả Chrome và Edge cho iOS hoặc Android.

Cách chủ trì Teams nên chuẩn bị cho bản thân và những người tham gia

Điều có thể gây khó khăn cho người tổ chức Teams là việc xử lý các yếu tố bên ngoài có thể cản trở hoặc gây nhầm lẫn cho những người tham gia bên ngoài tổ chức của bạn.

Ví dụ: vì Teams được thiết kế để sử dụng bởi các tổ chức nên các cá nhân như thành viên công chúng, nhân viên doanh nghiệp nhỏ hoặc nhà thầu cá nhân thường không có ứng dụng Teams. Nếu họ nhận được lời mời tham dự một cuộc họp mà không biết cách sắp xếp, nhiều người sẽ gặp khó khăn và cuộc họp của bạn sẽ được thực hiện để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật.

Ngoài ra, Microsoft và Google thường xuyên phá hoại khách hàng của nhau, vì vậy nếu một người là thành viên của gói đăng ký Google G Suite, họ cũng không thể là thành viên của gói đăng ký của Microsoft (hoặc ngược lại). Điều đó có nghĩa là nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn sử dụng G Suite rẻ hơn không thể thiết lập tài khoản Office 365/Microsoft 365/Teams miễn phí riêng để tương tác với các đối tác kinh doanh khác thông qua Teams, SharePoint, v.v. Do đó, người dùng G Suite cần sử dụng tùy chọn khách trong ứng dụng Teams hoặc tham gia qua trình duyệt.

Các công ty và cơ quan chính phủ làm việc với công chúng đặc biệt bị cản trở khi sử dụng Teams, vì những cá nhân mà họ có thể phục vụ trong các hội nghị trên web hầu như không phải là chuyên gia công nghệ. Teams khó thiết lập và sử dụng đơn giản hơn so với các dịch vụ cạnh tranh như Webex của Cisco, GoToMeeting của LogMeIn và Join.me, do đó, tỷ lệ người tham gia gặp khó khăn khi tham gia sẽ cao hơn. Các công dân cá nhân, nhà thầu độc lập, nhân viên phi lợi nhuận và người ở các cơ quan nhỏ đều được đảm bảo không cài đặt ứng dụng khách Teams và có thể sử dụng hầu hết mọi trình duyệt trên mọi nền tảng. Đó là lý do tại sao bắt buộc phải chuẩn bị cho nhân viên của bạn cách đối phó với công chúng về cách hỗ trợ những người dùng này; bạn gần như chắc chắn sẽ không có sẵn hỗ trợ CNTT cho những người tham gia bên ngoài này.

Hành động quan trọng của người tổ chức là chuẩn bị trước cho người tham gia. Đây là những gì người chủ trì cuộc họp cần làm:

• Đối với các tổ chức mà bạn thường xuyên giao dịch, hãy yêu cầu họ cài đặt trước ứng dụng Teams trên máy tính và thiết bị di động của họ để họ có cách tốt nhất để tham gia cuộc họp của bạn.
• Tạo lời mời họp ở dạng xem Lịch trong ứng dụng Outlook hoặc trong ứng dụng Nhóm.
• Nếu bạn sử dụng Outlook, hãy đảm bảo rằng người chủ trì thiết lập Teams làm địa điểm tổ chức cuộc họp trong lời mời trên lịch Outlook (cuộc họp được thiết lập trong Teams sẽ tự động thực hiện việc này):
  • Trong Windows Outlook, bấm vào nút Cuộc họp Skype trong cửa sổ sự kiện.
  • Trong MacOS Outlook, bấm vào nút Cuộc họp nhóm trong cửa sổ sự kiện.
  • Trong Outlook dành cho web, hãy sử dụng menu Thêm cuộc họp trực tuyến trong cửa sổ sự kiện để chỉ định cuộc họp Nhóm.
  • Trong iOS Outlook, đặt thanh trượt Cuộc họp Skype thành Bật trong cửa sổ sự kiện.
  • Trong Android Outlook, đặt thanh trượt Cuộc họp Skype thành Bật trong cửa sổ sự kiện.
• Số quay số vào sẽ tự động được thêm vào lời mời nếu máy chủ đã bật tính năng quay số với chi phí bổ sung trên tài khoản Office 365/Microsoft 365 của họ.
• Hãy đảm bảo rằng Teams được thiết lập để gửi người dùng bên ngoài đến sảnh (còn gọi là phòng chờ), để những kẻ phạm tội bằng cách nào đó lấy được liên kết cuộc họp không thể tham gia và gây ra sự tàn phá (cái gọi là Zoom-bombing ) . Với tiền sảnh, chủ nhà có thể xem xét ai đang chờ tham dự rồi cho họ vào riêng. Bạn có thể đặt yêu cầu tiền sảnh bằng cách bấm vào Tùy chọn cuộc họp ở cuối cửa sổ sự kiện của thư mời họp Outlook, sau khi lời mời đã được gửi hoặc bằng cách bấm vào Tùy chọn cuộc họp ở đầu cửa sổ sự kiện Nhóm (bấm đúp vào một cuộc họp trong Lịch phần của Đội). Dù bằng cách nào, trình duyệt của bạn sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể thiết lập tiền sảnh. Lưu ý: Safari không được hỗ trợ cho Tùy chọn cuộc họp, nhưng Firefox và Internet Explorer cũng như Chrome và Edge thì có.
  

• Văn bản của bất kỳ lời mời nào cũng phải nêu rõ rằng ưu tiên sử dụng ứng dụng Teams cho Windows, macOS, Linux, iOS hoặc Android và việc sử dụng Chrome trên máy tính Windows, macOS hoặc Linux cũng như sử dụng Edge cho Windows cũng được ưu tiên. được hỗ trợ. Khuyến khích người tham gia có ứng dụng Nhóm hoặc chỉ khi họ sử dụng máy tính, trình duyệt sẵn sàng hoạt động trước cuộc họp — đồng thời đề nghị mọi người luôn cập nhật ứng dụng Nhóm.
• Sẽ rất hữu ích nếu lời mời của bạn ghi chú rằng các ứng dụng Teams có sẵn tại App Store trên thiết bị iOS, tại Play Store trên thiết bị Android và tại trang Teams của Microsoft dành cho người dùng máy tính để bàn. Bạn cũng có thể muốn cung cấp liên kết tới dịch vụ Teams miễn phí nếu bạn thường xuyên làm việc với những người tham gia không có Office 365/Microsoft 365. Và sẽ rất hữu ích khi nhắc người dùng thiết bị di động rằng họ nên tải xuống ứng dụng khi sử dụng Wi-Fi. không sử dụng băng thông di động của họ hoặc có nguy cơ kết nối di động quá chậm để tải xuống ứng dụng.
• Nửa giờ trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy gửi lại hướng dẫn cho những người tham gia để đảm bảo ứng dụng Teams hoặc trình duyệt Chrome hoặc Edge được tải xuống và cài đặt, nhờ đó sẽ ít người phát hiện ra rằng họ chưa chuẩn bị tham gia khi cuộc họp bắt đầu.
• Đảm bảo người tổ chức có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho những người gặp sự cố với ứng dụng Teams hoặc trình duyệt Chrome hoặc Edge. Có thể đề nghị người khác bắt đầu cuộc họp trong khi người chủ trì đang giải quyết những vấn đề hỗ trợ không thể tránh khỏi đó, những vấn đề này có thể sẽ được gửi qua email tới người chủ trì.

Mẹo: Vì hướng dẫn truy cập Teams có thể khó sử dụng, hãy cân nhắc việc tạo một trang web với hướng dẫn mà bạn có thể liên kết đến từ lời mời của mình. Và hãy chắc chắn rằng trang web thân thiện với thiết bị di động.

Lưu ý: Theo mặc định, Teams cho phép bất kỳ người tham gia nội bộ nào tắt tiếng hoặc bật tiếng của chính họ hoặc những người tham gia khác, thuận tiện khi một số người đang dẫn dắt các phần khác nhau của cuộc họp — nhưng chỉ người chủ trì mới có thể tắt tiếng hoặc bật tiếng những người đã quay số. Điều đó làm tăng gánh nặng cho làm việc với người dùng bên ngoài.

Cách giúp những người tham gia bên ngoài kết nối với Teams từ ứng dụng

Quá trình sử dụng ứng dụng Teams trên máy tính để bàn và thiết bị di động khá đơn giản đối với những người tham gia bên ngoài nhưng có thể khác nhau dựa trên một số yếu tố.

Để bắt đầu, những người tham gia bên ngoài hãy nhấp vào liên kết trong lời mời qua email của họ.

Những người tham gia có ứng dụng Teams và tài khoản Office 365/Microsoft 365 tương thích hoặc tài khoản Teams miễn phí đang hoạt động trên máy tính hoặc thiết bị di động của họ được yêu cầu khởi chạy ứng dụng Teams. Họ cũng được yêu cầu đăng nhập nếu chưa đăng nhập và họ có thể được yêu cầu tự xác thực. Tốt nhất là họ nên bắt đầu làm tất cả những điều đó trước giờ cuộc họp vài phút.

Mẹo: Nếu người tham gia có tài khoản Office 365/Microsoft 365 hiện hoạt và đã chấp nhận lời mời họp được gửi qua email, họ có thể bấm vào Tham gia cho cuộc họp cụ thể trong dạng xem Lịch của ứng dụng Outlook hoặc Teams để trực tiếp tham gia cuộc họp mà không cần phải nhấp vào liên kết trong email.

Nếu không, người tham gia sẽ nhận được một trang trong trình duyệt của họ cho phép họ tải xuống và cài đặt ứng dụng Teams hoặc mở ứng dụng nếu đã cài đặt.

Lưu ý: Nếu người tham gia cần tải xuống và cài đặt ứng dụng Nhóm để tham gia cuộc họp, họ có thể cần quay lại lời mời qua email và bấm lại vào liên kết cuộc họp để mở ứng dụng Nhóm nhằm tham gia cuộc họp cụ thể đó. (Người dùng ứng dụng lần đầu cũng có thể được hệ điều hành yêu cầu cấp cho Nhóm quyền sử dụng micrô và máy ảnh.)

Trong ứng dụng Teams trên máy tính, những người tham gia bên ngoài có thể tham gia với tư cách khách bằng cách nhập tên của họ, bật video và âm thanh theo ý muốn rồi bấm Tham gia ngay .
 

Nếu người tham gia có tài khoản Office 365/Microsoft 365 hoặc tài khoản Teams miễn phí và chưa đăng nhập vào tài khoản của mình, họ có thể bấm vào liên kết đăng nhập ở cuối cửa sổ ứng dụng Teams trên máy tính để tham gia với tư cách là người tham gia đầy đủ, điều này cho phép họ tham gia trò chuyện bằng văn bản và tùy thuộc vào cách người chủ trì đã định cấu hình cuộc họp, hãy bỏ qua phòng chờ.

Ứng dụng Teams trên máy tính không hiển thị liên kết “đăng nhập” nếu người dùng đã đăng nhập vào Office 365/Microsoft 365 hoặc đăng nhập vào tài khoản Teams miễn phí. Người tham gia vẫn có thể tham gia với tư cách là khách, mặc dù không có lý do thực sự nào để làm như vậy.

Trong ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động, những người tham gia bên ngoài không có tài khoản Office 365/Microsoft 365 tương thích hoặc tài khoản Teams miễn phí hãy bấm vào nút Tham gia với tư cách khách . Sau đó, họ được nhắc nhập tên và được yêu cầu bật micrô. (Người dùng ứng dụng lần đầu có thể được hệ điều hành yêu cầu cấp cho Nhóm quyền sử dụng micrô.) Những người tham gia là khách trên thiết bị di động không thể chia sẻ video mà chỉ chia sẻ âm thanh của họ.
 

Lưu ý: Ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động có thể không hiển thị nút “Tham gia với tư cách khách” nếu người dùng đã hoặc đã từng có tài khoản Office 365/Microsoft 365 hoặc Teams miễn phí. Trong trường hợp đó, người tham gia phải đăng nhập qua tài khoản (chẳng hạn như tài khoản Teams miễn phí) hoặc nếu sử dụng máy tính để bàn, hãy chuyển sang trình duyệt. Tôi đã thấy các tài khoản Office 365 cũ, không còn hoạt động vẫn còn trong ứng dụng Teams trên nhiều thiết bị, ngay cả sau khi xóa và cài đặt lại ứng dụng và không có cách nào để người dùng xóa các tài khoản đó khỏi ứng dụng. Vì vậy, bạn có thể gặp những người dùng không thể sử dụng ứng dụng vì họ không còn tài khoản nhưng không thể sử dụng tùy chọn “Tham gia với tư cách khách”.

Cách giúp những người tham gia bên ngoài kết nối với Teams từ web

Đây là trải nghiệm bạn có thể mong đợi đối với những người tham gia sử dụng trình duyệt trên máy tính để bàn của họ để tham gia cuộc họp. (Nhắc nhở: Trình duyệt di động không được hỗ trợ.)

Nếu họ đã cài đặt ứng dụng Teams thì họ sẽ được nhắc mở ứng dụng đó. Họ nên làm điều đó.

Nếu họ chưa cài đặt ứng dụng Teams và đang sử dụng Firefox, Safari hoặc Internet Explorer, họ sẽ nhận được màn hình sau.
 

Giải pháp tốt nhất là họ tải xuống và sử dụng ứng dụng Teams bằng cách nhấp vào liên kết Tải ứng dụng Teams . Nếu không, họ cần sử dụng Teams trên trình duyệt Chrome hoặc Edge mà Microsoft cung cấp liên kết trực tiếp một cách hữu ích để họ mở cuộc họp.

Tuy nhiên, nếu người tham gia không có ứng dụng Teams hoặc trình duyệt Chrome hoặc Edge và không thể dễ dàng tải xuống và cài đặt một trong những trình duyệt đó vào lúc này, họ có thể nhấp vào liên kết Thay vào đó, hãy tham gia trong trình duyệt này . Nếu họ tiếp tục trong trình duyệt hiện tại, họ sẽ được cung cấp một số quay số để gọi vào, nếu dịch vụ Nhóm của bạn đã bật tùy chọn đó cho máy chủ cụ thể (bạn có thể mua các gói quay số cho chỉ các máy chủ riêng lẻ cụ thể từ Microsoft ) hoặc cho tất cả mọi người.

Nếu người dùng nhất quyết muốn tham gia qua Firefox, Safari hoặc Internet Explorer, họ sẽ thấy một màn hình nhắc nhở họ về những hạn chế và cung cấp số quay số cho kết nối âm thanh, nếu có. Họ cũng sẽ thấy mọi màn hình được chia sẻ ở đây.
 

Nếu họ sử dụng Chrome hoặc Edge, họ sẽ nhận được màn hình sau.
 

Màn hình khuyến khích người tham gia tải xuống ứng dụng Teams, đây là lựa chọn tốt nhất.

Nếu thời gian cài đặt ứng dụng Teams quá eo hẹp thì các bạn nên nhấn Continue trên trình duyệt này để có thể tham gia ngay. Sau đó, họ có thể tham gia cuộc họp bằng cách sử dụng video và âm thanh trên máy tính giống như người dùng ứng dụng Teams. Sau đó, họ sẽ thấy một màn hình cho phép họ đặt các tùy chọn âm thanh và video.
 

Lưu ý: Trước tiên, họ có thể nhận được lời nhắc từ Windows hoặc macOS yêu cầu cấp quyền sử dụng micrô và/hoặc máy ảnh. Họ phải cho phép ít nhất quyền truy cập vào micrô để có thể chủ động tham gia vào cuộc họp Nhóm.

Lưu ý: Thông thường, chất lượng âm thanh trên web kém hơn chất lượng âm thanh từ một ứng dụng, vì vậy, những người tham gia Chrome và Edge có thể muốn tắt âm thanh máy tính của họ và quay số qua điện thoại nếu họ gặp sự cố âm thanh.