Cách in file Excel trong 1 trang A4 100% thành công

Để bắt đầu hướng dẫn cấp cao về cách in trong Excel. Và sau đó, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các tính năng quan trọng và hữu ích nhất.

Để in một bảng tính Excel, đây là những gì bạn cần làm:

• Trong trang tính của bạn, hãy bấm Tệp > In hoặc nhấn Ctrl + P. Thao tác này sẽ đưa bạn đến cửa sổ Xem trước bản in.
• Trong hộp Bản sao, nhập số bản sao bạn muốn nhận.
• Trong Máy in, chọn máy in sẽ sử dụng.
• Trong Cài đặt, chỉ định chính xác nội dung cần in và định cấu hình lề trang, hướng, khổ giấy,…
• Nhấp vào nút In.

Chọn nội dung cần in: vùng chọn, trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc

Để cho Excel biết dữ liệu và đối tượng nào sẽ được đưa vào bản in, trong Cài đặt, bấm vào mũi tên bên cạnh In trang tính hiện hoạt và chọn một trong các tùy chọn sau:

Dưới đây bạn sẽ tìm thấy giải thích ngắn gọn về từng cài đặt được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên và cách sử dụng chúng một cách chính xác.

Lựa chọn/phạm vi in

Để chỉ in một phạm vi ô cụ thể, hãy đánh dấu nó trên trang tính, sau đó chọn Print Selection . Để chọn các ô hoặc phạm vi không liền kề , hãy giữ phím Ctrl phím trong khi chọn.

In toàn bộ trang tính

Để in toàn bộ trang tính mà bạn hiện đang mở, hãy chọn Print Active Sheets.

Để in nhiều tờ, nhấp chuột vào các tab trang trong khi giữ nút Điều khiểnrồi chọn Print Active Sheets.

In toàn bộ sổ làm việc

Để in tất cả các sheet trong bảng tính hiện tại chọn Print Complete Workbook.

In bảng Excel

Để in ra một bảng Excel, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng của bạn, sau đó chọn In bảng đã chọn. Tùy chọn này chỉ xuất hiện khi bảng hoặc phần của nó được chọn.

Cách in cùng một phạm vi trong nhiều trang

Khi làm việc với các trang tính có cấu trúc giống hệt nhau, chẳng hạn như hóa đơn hoặc báo cáo bán hàng, rõ ràng bạn sẽ muốn in cùng một nội dung trên tất cả các trang tính. Đây là cách nhanh nhất để làm điều này:

• Mở sheet đầu tiên và chọn phạm vi cần in.
• Trong khi giữ Ctrl nhấn vào các tab trang tính khác sẽ được in. Để chọn các trang liền kề, bấm vào tab trang đầu tiên, giữ nút Shift và nhấp vào tab trang tính cuối cùng.

• Nhấp chuột Ctrl + P và chọn Print Selection trong danh sách thả xuống ngay bên dưới Cài đặt.
• Nhấp vào nút In.

Mẹo. Để đảm bảo Excel sẽ in dữ liệu bạn muốn, hãy kiểm tra số trang ở cuối phần Xem trước. Nếu bạn chỉ chọn một phạm vi trên mỗi trang thì số trang phải khớp với số trang đã chọn. Nếu hai hoặc nhiều phạm vi được chọn, mỗi phạm vi sẽ được in trên một trang riêng biệt, do đó bạn nhân số trang với số phạm vi. Để có toàn quyền kiểm soát, hãy sử dụng mũi tên phải và trái để xem qua từng trang có thể in được.

Cách in bảng tính Excel trên một trang

Theo mặc định, Excel in các trang tính ở kích thước thực tế của chúng. Vì vậy, bảng tính của bạn càng lớn thì càng cần nhiều trang. Để in một bảng Excel trên một trang, hãy chọn một trong các tùy chọn Chia tỷ lệ sau nằm ở cuối phần Cài đặt trong cửa sổ Xem trước bản in:

• Fit Sheet on One Page – thao tác này sẽ thu nhỏ trang tính sao cho vừa với một trang.
• Fit All Columns on One Page – thao tác này sẽ in tất cả các cột trên một trang trong khi các hàng có thể được chia thành nhiều trang.
• Fit All Rows on One Page – thao tác này sẽ in tất cả các hàng trên một trang, nhưng các cột có thể mở rộng ra nhiều trang.

Để loại bỏ tỷ lệ, hãy chọn Không chia tỷ lệ trong danh sách tùy chọn.

Hãy hết sức cẩn thận khi in trên một trang – trên một tờ giấy lớn, bản in của bạn có thể không đọc được. Để kiểm tra mức độ chia tỷ lệ thực sự sẽ được sử dụng, hãy nhấp vào Tùy chọn chia tỷ lệ tùy chỉnh. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thiết lập Trang, nơi bạn xem số trong hộp Điều chỉnh theo:

Nếu số Điều chỉnh theo thấp, bản in sẽ khó đọc. Trong trường hợp này, những điều chỉnh sau có thể hữu ích:

• Thay đổi hướng trang. Hướng dọc mặc định hoạt động tốt cho các trang tính có nhiều hàng hơn cột. Nếu trang tính của bạn có nhiều cột hơn hàng, hãy thay đổi hướng trang thành Ngang.
• Điều chỉnh lề. Lề càng nhỏ thì càng có nhiều chỗ cho dữ liệu của bạn.
• Chỉ định số lượng trang. Để in bảng tính Excel trên số trang được xác định trước, trên tab Trang của hộp thoại Thiết lập trang, bên dưới Tỷ lệ, nhập số trang vào cả hai hộp Vừa với (rộng và cao). Xin lưu ý rằng việc sử dụng tùy chọn này sẽ bỏ qua mọi ngắt trang thủ công.

In thành tập tin – lưu kết quả đầu ra để sử dụng sau

Print to File là một trong những tính năng in Excel hiếm khi được sử dụng nhất và bị nhiều người đánh giá thấp. Nói tóm lại, tùy chọn này lưu đầu ra vào một tệp thay vì gửi nó tới máy in.

Tại sao bạn muốn in ra tập tin? Để tiết kiệm thời gian khi cần in thêm bản sao của cùng một tài liệu. Ý tưởng là bạn chỉ định cấu hình cài đặt in (lề, hướng, ngắt trang,…) một lần và lưu kết quả đầu ra vào tài liệu .pdf. Lần tới khi bạn cần bản cứng, chỉ cần mở tệp .pdf đó và nhấn In.

Chúng ta hãy xem nó hoạt động như thế nào:

• Trên tab Bố cục Trang, định cấu hình cài đặt in được yêu cầu và nhấn Ctrl + P.
• Trong cửa sổ Xem trước bản in, mở danh sách thả xuống Máy in và chọn In ra tệp.
• Nhấp vào nút In.
• Chọn nơi lưu tệp .png chứa đầu ra.

Xem trước bản in trong Excel

Bạn nên xem trước kết quả đầu ra trước khi in để tránh kết quả không mong muốn. Có một số cách để truy cập bản xem trước bản in trong Excel:

• Bấm vào Tệp > In.
• Nhấn phím tắt xem trước bản in Ctrl + P hoặc Ctrl + F2.

Excel Print Preview là một công cụ cực kỳ hữu ích trong việc tiết kiệm giấy, mực và dây thần kinh của bạn. Nó không chỉ hiển thị chính xác trang tính của bạn trông như thế nào trên giấy mà còn cho phép thực hiện một số thay đổi nhất định trực tiếp trong cửa sổ xem trước:

• Để xem trước các trang tiếp theo và trước đó , hãy sử dụng mũi tên phải và trái ở cuối cửa sổ hoặc nhập số trang vào hộp và nhấn Enter. Các mũi tên chỉ xuất hiện khi một trang tính hoặc dải ô được chọn chứa nhiều hơn một trang dữ liệu được in.
• Để hiển thị lề trang, hãy nhấp vào nút Hiển thị lề ở góc dưới cùng bên phải. Để làm cho lề rộng hơn hoặc hẹp hơn, chỉ cần kéo chúng bằng chuột. Bạn cũng có thể điều chỉnh độ rộng cột bằng cách kéo tay cầm ở đầu hoặc cuối cửa sổ xem trước bản in.
• Mặc dù Excel Print Preview không có thanh trượt thu phóng nhưng bạn có thể sử dụng phím tắt thông dụng Ctrl + con lăn cuộn để phóng to một chút. Để quay lại kích thước ban đầu, hãy nhấp vào nút Thu phóng đến Trang ở góc dưới bên phải.
  

Để thoát Xem trước bản in và quay lại trang tính của bạn, hãy nhấp vào mũi tên ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Xem trước bản in.

Các tùy chọn và tính năng in Excel

Các cài đặt in được sử dụng thường xuyên nhất có sẵn trong cửa sổ Xem trước bản in đã thảo luận ở trên. Thậm chí nhiều tùy chọn hơn được cung cấp trên tab Bố cục Trang của dải băng Excel:

Ngoài việc định cấu hình lề trang và khổ giấy, tại đây bạn có thể chèn và xóa ngắt trang, đặt vùng in, ẩn và hiển thị đường lưới, chỉ định các hàng và cột sẽ lặp lại trên mỗi trang in,…

Các tùy chọn nâng cao không có khoảng trống trên dải băng có sẵn trong hộp thoại Thiết lập Trang. Để mở nó, hãy nhấp vào công cụ khởi chạy hộp thoại trong nhóm Thiết lập Trang trên tab Bố cục Trang.

Vùng in Excel

Để đảm bảo Excel in một phần cụ thể trong bảng tính của bạn chứ không phải tất cả dữ liệu, hãy đặt vùng in. Đây là cách thực hiện:

• Chọn một hoặc nhiều phạm vi mà bạn muốn in.
• Trên tab Bố cục Trang, trong nhóm Thiết lập Trang, bấm vào Vùng In > Đặt Vùng In.

Cài đặt Vùng in được lưu khi bạn lưu sổ làm việc. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn in trang tính cụ thể này, bản cứng sẽ chỉ bao gồm vùng in.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách đặt vùng in trong Excel.

Cách thêm nút in vào Thanh công cụ truy cập nhanh Excel

Nếu bạn thường xuyên in bằng Excel, có thể sẽ thuận tiện hơn nếu có lệnh In trên Thanh công cụ truy cập nhanh. Đối với điều này, chỉ cần làm như sau:

• Nhấp vào nút Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh (mũi tên xuống ở phía bên phải của thanh công cụ Truy cập Nhanh).
• Trong danh sách lệnh hiển thị chọn Print Preview and Print. Xong!

Cách chèn ngắt trang trong Excel

Khi in một bảng tính lớn, bạn có thể kiểm soát cách chia dữ liệu trên nhiều trang bằng cách chèn dấu ngắt trang. Đây là cách nó hoạt động:

• Bấm vào hàng hoặc cột mà bạn muốn chuyển sang trang mới.
• Trên tab Bố cục Trang, trong nhóm Thiết lập Trang, bấm vào Dấu ngắt > Chèn Dấu ngắt Trang.

Một ngắt trang được chèn vào. Để xem trực quan dữ liệu nào nằm trên các trang khác nhau, hãy chuyển sang tab Xem và bật Xem trước ngắt trang.

Nếu bạn muốn thay đổi vị trí của dấu ngắt trang nhất định, hãy di chuyển nó đến bất cứ nơi nào bạn muốn bằng cách kéo dấu ngắt trang.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách chèn và xóa ngắt trang trong Excel.

Cách in công thức trong Excel

Để Excel in công thức thay vì kết quả tính toán, bạn chỉ cần hiển thị công thức trong bảng tính, sau đó in như bình thường.

Để hoàn thành việc này, hãy chuyển sang tab Công thức và nhấp vào nút Hiển thị Công thức trong nhóm Kiểm tra Công thức.

Cách in biểu đồ trong Excel

Để chỉ in biểu đồ không có dữ liệu bảng tính , hãy chọn biểu đồ quan tâm và nhấn Ctrl + P. Trong cửa sổ Print Preview, bạn sẽ thấy bản xem trước biểu đồ ở bên phải và tùy chọn Print Selected Chart được chọn trong Cài đặt. Nếu bản xem trước trông như mong muốn, hãy nhấp vào In; nếu không thì điều chỉnh cài đặt:

Cách in đường lưới trong Excel

Theo mặc định, tất cả các trang tính được in không có đường lưới. Nếu bạn muốn in bảng tính Excel có các dòng giữa các ô, đây là những gì bạn cần làm:

• Chuyển sang tab Bố cục Trang.
• trong nhóm Sheet Options, bên dưới Gridlines, chọn hộp Print.

Cách in tiêu đề trong Excel

Trong một bảng Excel nhiều trang, việc hiểu ý nghĩa của dữ liệu này hoặc dữ liệu kia có thể khó khăn. Tính năng In Tiêu đề cho phép bạn hiển thị tiêu đề cột và hàng trên mỗi trang in, điều này sẽ giúp việc đọc bản in dễ dàng hơn rất nhiều.

Để lặp lại hàng tiêu đề hoặc cột tiêu đề trên mỗi trang được in, hãy thực hiện các bước sau:

• Trên tab Bố cục Trang, trong nhóm Thiết lập Trang, bấm vào Tiêu đề In.
• Trên tab Trang tính của hộp thoại Thiết lập Trang, bên dưới Tiêu đề in, chỉ định hàng nào sẽ lặp lại ở trên cùng và/hoặc cột nào sẽ lặp lại ở bên trái.
• Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách in tiêu đề hàng và cột trên mỗi trang.

Cách in comments trong Excel

Trong trường hợp ghi chú của bạn không kém phần quan trọng so với dữ liệu bảng tính, bạn cũng có thể muốn nhận được nhận xét trên giấy. Đối với điều này, hãy làm như sau:

• Trên tab Bố cục Trang, trong nhóm Thiết lập Trang, bấm vào công cụ khởi động hộp thoại (mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm).
• Trong cửa sổ Thiết lập Trang, chuyển sang tab Trang tính, nhấp vào mũi tên bên cạnh Nhận xét và chọn cách bạn muốn in chúng:

Cách in nhãn địa chỉ từ Excel

Để in nhãn gửi thư từ Excel, hãy sử dụng tính năng Mail Merge. Hãy chuẩn bị tinh thần rằng bạn có thể mất một thời gian để lấy được nhãn ngay trong lần thử đầu tiên.