Phần mềm Microsoft Teams – Ứng dụng làm việc nhóm Free cho doanh nghiệp

Phần mềm Microsoft Teams là một ứng dụng làm việc và họp nhóm online tuyệt vời danh cho doanh nghiệp. Phần mềm có thể gọi video call và trao đổi với nhau qua internet. Sản phẩm được Microsoft phát hành năm 2017.

Giới thiệu về Microsoft Teams

Microsoft Teams Web

Microsoft Teams là ứng dụng nhắn tin, gọi video đỉnh cao được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng, là không gian làm việc để cộng tác và liên lạc qua những buổi họp có thể thoải mái chia sẻ tệp và ứng dụng, thậm chí có cả biểu tượng cảm xúc

Với ứng dụng Microsoft Teams bạn có thể họp từ mọi nơi mọi lúc, tất cả đều mở, tất cả mọi người đều có thể truy cập được.

Ứng dụng Microsoft Team

Không gian cuộc họp trong MS Teams

Là ứng dụng duy nhất hội tụ cộng đồng, sự kiện, cuộc trò chuyện, kênh, cuộc họp, dung lượng lưu trữ, tác vụ và lịch ở cùng một nơi để bạn có thể dễ dàng kết nối và quản lý quyền truy nhập vào thông tin. Cùng gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hoàn thành tác vụ, chia sẻ ý tưởng và lập kế hoạch. Tham gia các cuộc họp hội thoại và video trong môi trường an toàn, cộng tác trong tài liệu cũng như lưu trữ tệp và ảnh bằng dung lượng lưu trữ đám mây tích hợp sẵn. Có thể làm tất cả trên phần mềm Microsoft Teams.

Dễ dàng kết nối với bất kỳ ai:

• Họp an toàn với đồng nghiệp, bạn bè hay gia đình
• Nhanh chóng tạo cuộc họp mới và mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp bằng liên kết link hoặc lời mời trên lịch.
• Có thể trò chuyện 1-1 với cả cộng đồng, đề cập “@” mọi người trong cuộc trò chuyện để thu hút sự chú ý của họ.
• Tạo một cộng đồng chuyên biệt để thảo luận về các chủ đề cụ thể và lập kế hoạch.
• Sắp xếp các cuộc trò chuyện theo chủ đề và dự án với nhóm và kênh để làm việc một cách chặt chẽ hơn.
• Chuyển đổi ngay cuộc trò chuyện nhóm thành cuộc gọi và gọi video hay thoại trực tiếp cho tất cả mọi người trong Teams.
• Sử dụng ảnh GIF, biểu tượng cảm xúc và tin nhắn hoạt hình để thể hiện cảm xúc bản thân mà từ ngữ chưa diễn tả hết.

Hoàn thành kế hoạch và dự án cùng nhau:

• Gửi ảnh và video trong cuộc trò chuyện để dễ dàng và nhanh chóng chia sẻ những khoảnh khắc.
• Sử dụng dung lượng lưu trữ trên đám mây để dễ truy cập vào tài liệu và tệp dùng chung mọi lúc mọi nơi.
• Sắp xếp nội dung công việc phù hợp để không mất thời gian tìm kiếm.
• Có thể tận dụng được tính năng chia sẻ màn hình, vẽ trên bảng trắng và chia nhỏ nhiều phòng trong phòng ảo.

Các tính năng của phần mềm Microsoft Team

Tính năng nổi bật trong MS Teams 

 

Các tính năng của Microsoft Teams giúp nó nổi bật so với các phần mềm cộng tác khác:

• Nhóm và kênh. Các nhóm được tạo thành từ các kênh, là bảng hội thoại giữa các thành viên trong nhóm.
• Cuộc trò chuyện trong các kênh và nhóm. Tất cả các thành viên trong nhóm có thể xem và thêm vào các cuộc hội thoại khác nhau trong kênh Chung và có thể sử dụng chức năng “@” để mời các thành viên khác tham gia các cuộc hội thoại khác nhau.
• Chức năng trò chuyện. Chức năng trò chuyện cơ bản thường được tìm thấy trong hầu hết các ứng dụng cộng tác và có thể diễn ra giữa các nhóm hay nhóm và cá nhân.
• Lưu trữ tài liệu trong SharePoint. Mọi nhóm sử dụng phần mềm Microsoft Teams sẽ có một site trong SharePoint Online, site này sẽ chứa một thư mục thư viện tài liệu mặc định. Tất cả các tệp được chia sẻ trên tất cả các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu vào thư mục này. Quyền và tùy chọn bảo mật cũng có thể được tùy chỉnh cho thông tin nhạy cảm.
• Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình. Tận hưởng các cuộc gọi video nhanh chóng và liền mạch tới nhân viên trong doanh nghiệp hoặc khách hàng bên ngoài doanh nghiệp của bạn. Một tính năng cuộc gọi video tốt là điều tuyệt vời khi có trên nền tảng cộng tác. Người ta cũng có thể tận hưởng tính năng chia sẻ máy tính để bàn đơn giản và nhanh chóng để được hỗ trợ kỹ thuật và cộng tác nhiều người dùng trong thời gian thực.
• Họp trực tuyến. Tính năng này có thể giúp nâng cao khả năng giao tiếp của bạn, các cuộc họp toàn công ty và thậm chí là đào tạo với chức năng họp trực tuyến có thể chứa tới 10.000 người dùng. Các cuộc họp trực tuyến có thể bao gồm bất kỳ ai bên ngoài hoặc bên trong doanh nghiệp. Tính năng này cũng bao gồm hỗ trợ lên lịch, ứng dụng ghi chú, tải tệp lên và nhắn tin trò chuyện trong cuộc họp.
• Hội nghị âm thanh. Đây là một tính năng bạn sẽ không tìm thấy trong nhiều nền tảng cộng tác. Với hội nghị âm thanh, bất kỳ ai cũng có thể tham gia cuộc họp trực tuyến qua điện thoại. Với quay số trải dài hàng trăm thành phố, ngay cả những người dùng đang di chuyển cũng có thể tham gia mà không cần có internet. Lưu ý điều này yêu cầu cấp phép bổ sung.
• Điện thoại đầy đủ. Những ngày tìm kiếm nhà cung cấp VoIP và chi tiêu quá mức cho một hệ thống điện thoại cuối cùng đã kết thúc. Microsoft 365 Business Voice có thể thay thế hoàn toàn hệ thống điện thoại hiện có của doanh nghiệp bạn. Lưu ý điều này yêu cầu cấp phép bổ sung.

Ưu điểm & Nhược điểm của phần mềm Teams

Ưu điểm:

Microsoft Teams có thể hỗ trợ mọi hoạt động cộng tác giữa các thành viên trong công ty hay doanh nghiệp. Điểm mạnh của Microsoft Teams là các tính năng được phát triển về cả chiều rộng lẫn chiều sâu trong cộng tác, bao gồm:

• Về chi phí thì doanh nghiệp không cần phải trả thêm khoản phí nào nếu đã sử dụng trọn bộ Microsoft Office 365 bản quyền.
• Bảo mật dữ liệu cao: Có thể kiểm soát và hạn chế một số tính năng để quản lý nhân viên truy cập sử dụng.
• Dữ liệu được tập trung về một nơi: Giúp thành viên trong nhóm sẽ ít bị phân tâm và tập trung làm việc.
• Thực hiện cuộc họp trực tuyến, nhắn tin và gọi điện ở mọi lúc mọi nơi, hỗ trợ thực hiện các cuộc họp trực tuyến với số lượng tham gia tối đa là 300 người.
• Cộng tác với nhiều ứng dụng tích hợp: Cung cấp hơn 400 ứng dụng tích hợp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Nhược điểm:

• Số lượng kênh sẽ bị giới hạn, chỉ có thể tạo 100 kênh mỗi nhóm.
• Cách sắp xếp các tệp chia sẻ còn nhiều bất tiện: Sẽ gặp khó khăn trong việc phân chia tài liệu nếu chưa áp dụng quy tắc phân loại trước khi tải dữ liệu lên phần mềm.
• Bị hạn chế tính năng phân quyền, chỉ có thể kiểm soát và hạn chế quyền hạn của các thành viên.
• Không cung cấp quyền hạn nhà quản trị, bạn không thể chỉ định phân quyền cho các cấp thành viên.

Các gói dịch vụ của phần mềm MS Team

Gói dịch vụ miễn phí

Với gói dịch vụ miễn phí, bạn sẽ được trải nghiệm những tính năng cơ bản như nhắn tin, nghe gọi không giới hạn. Ngoài ra, mỗi nhóm sẽ có 10GB bộ nhớ và mỗi cá nhân có thêm 2GB. Số lượng người dùng tối đa sẽ là 500.000 người.

Gói dịch vụ tính phí

Ngoài gói dịch vụ miễn phí, phần mềm Microsoft Teams còn cung cấp những gói tính phí như sau:

• Gói dành cho doanh nghiệp

Gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp

 

• Gói dành cho gia đình

Gói dịch vụ dành cho gia đình

Hy vọng với thông tin trên hữu ích dành cho bạn. Cảm ơn đã quan tâm bài viết và thường xuyên theo dõi www.pcchinhhang.com để cập nhật những thông tin mới nhất về công nghệ nhé!