Cách kết nối và chia sẻ máy in trong công ty

Việc thêm một máy in nối mạng vào PC của bạn thường là điều chắc chắn, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu Windows không hoạt động tốt với nó hoặc hoàn toàn không thể tìm thấy nó? Dưới đây là một số giải pháp nhanh chóng.

Cho dù bạn đã nâng cấp lên Windows 11 hay vẫn sử dụng Windows 10, việc kết nối máy in không dây đều dễ dàng. Windows sẽ có thể tự động kết nối với bất kỳ máy in nào trên cùng mạng với PC của bạn. Nhưng đôi khi, Windows không thấy máy in của bạn và việc tìm giải pháp có thể khó khăn.

Nếu bạn không thể in, trước tiên hãy đảm bảo rằng máy in của bạn thực sự được kết nối với Wi-Fi. Nếu việc khởi động lại máy in, kiểm tra cáp và khởi động lại máy tính của bạn không hoạt động thì sau đây là một số giải pháp nhanh chóng hơn để đảm bảo Windows hoạt động tốt.

1. Tìm máy in được kết nối

 

Máy in có thể được kết nối với Internet qua kết nối Ethernet hoặc Wi-Fi hoặc với máy tính mạng thông qua liên kết USB trực tiếp. Máy in được kết nối theo một trong những cách này có thể được chia sẻ với những người dùng khác trên mạng bằng cách cho phép chia sẻ bản in trên máy chủ hoặc trên máy tính mà máy in USB được kết nối.

Nếu bạn cho rằng máy in của mình đã được kết nối thì máy in đó sẽ được liệt kê trong Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét trong Windows 10. Đối với những người chạy Windows 11, máy in của bạn được liệt kê trong Cài đặt > Bluetooth & thiết bị > Máy in & máy quét.

Không giống như các phiên bản hệ điều hành cũ hơn, Windows 10 và 11 thường không yêu cầu bạn chạy trình hướng dẫn để kết nối máy in. Khi bạn kết nối máy in với máy tính, trong hầu hết các trường hợp, máy in sẽ tự động hiển thị trong danh sách các thiết bị đã cài đặt.
 

Nhưng nếu thiết bị của bạn không được liệt kê, bạn có thể thêm nó theo cách thủ công. Nhấp vào nút Thêm máy in hoặc máy quét trong Windows 10 hoặc nút Thêm thiết bị trong Windows 11. Windows bắt đầu tìm kiếm mạng của bạn để tìm máy in được kết nối và liệt kê những phát hiện của nó. Chỉ cần nhấp vào máy in bạn muốn kết nối, sau đó nhấp vào Thêm thiết bị.

Sau đó Windows sẽ di chuyển máy in vào danh sách máy in và máy quét đã cài đặt. Từ đây, khi nhấn vào tên máy in trong danh sách, bạn có thể quản lý máy theo ý muốn. Tất nhiên, không phải lúc nào máy in cũng được cài đặt như bình thường. Nó có thể không xuất hiện trong danh sách máy in khả dụng hoặc bạn có thể nhận được thông báo rằng Windows không thể kết nối với nó.

2. Chia sẻ máy in mạng

Nếu máy in bạn muốn sử dụng được kết nối với một máy tính khác trên mạng cục bộ, trước tiên bạn phải đảm bảo tính năng chia sẻ máy in được bật. Mở màn hình Máy in & máy quét theo hướng dẫn ở trên, sau đó chọn máy in và nhấp vào Quản lý. Đi tới Thuộc tính Máy in, mở tab Chia sẻ và bật Chia sẻ máy in này. (Trong Windows 11, trước tiên bạn có thể cần chọn Thay đổi tùy chọn chia sẻ trước khi có thể chọn hộp Chia sẻ máy in này).
 

Nhấp vào Áp dụng và máy in hiện có sẵn trên mạng của bạn. Để kết nối từ một máy tính khác, hãy quay lại menu Máy in & máy quét và nhấp vào Thêm máy in hoặc máy quét (Windows 10) hoặc Thêm thiết bị (Windows 11) và máy in sẽ xuất hiện. Nhấp vào Thêm thiết bị để liên kết máy in với máy tính của bạn.

3. Thêm một máy in không nhìn thấy được

Chỉ vì bạn không nhìn thấy máy in không có nghĩa là nó không có ở đó. Ví dụ: trong văn phòng, một số bộ phận CNTT ẩn tên của tất cả các máy in theo mặc định. Mặc dù bộ phận CNTT có thể có lý do chính đáng để làm như vậy nhưng các máy in ẩn có thể gây rắc rối. Và các vấn đề khác có thể khiến bạn không thể nhìn thấy máy in có thể truy cập được.

Sau khi tiến hành tìm kiếm máy in, hãy nhấp vào máy in mà tôi muốn không được liệt kê để mở hộp thoại cho phép bạn định vị máy in bằng các phương tiện khác. Bạn có 5 lựa chọn ở đây:

• Tìm: Khi bạn chọn tùy chọn này, Windows sẽ thực hiện một tìm kiếm khác. Nếu nó tìm thấy máy in của bạn, nó sẽ hiển thị hộp thoại thứ hai. Chọn máy in của bạn và Windows sẽ cài đặt trình điều khiển. Nếu máy in của bạn không được liệt kê, hãy thử một trong các tùy chọn khác trong hộp thoại này (có thể yêu cầu tìm kiếm khác từ Bảng Điều khiển).
• Chọn máy in được chia sẻ theo tên: Để sử dụng tùy chọn này, bạn phải biết tên máy tính mà máy in được kết nối và tên mạng của chính máy in đó. Nếu bạn đang thực hiện việc này trong văn phòng với một máy in nối mạng và bạn không biết tên máy in, hãy hỏi một nhân viên khác sử dụng máy in đó hoặc lấy nó từ bộ phận CNTT của bạn.
  
  
• 
• Thêm máy in bằng địa chỉ IP hoặc tên máy chủ: Việc chọn tùy chọn này sẽ hiển thị hộp thoại “Nhập tên máy chủ hoặc địa chỉ IP của máy in”. Tại đây, bạn sẽ cần tên máy chủ hoặc địa chỉ IP cho máy in của mình. Thông thường, bạn có thể lấy địa chỉ IP của máy in từ bảng điều khiển bằng cách in báo cáo trạng thái hoặc bằng cách kiểm tra cổng web tích hợp sẵn của máy in.
  Windows sẽ truy vấn máy in, sau đó hiển thị danh sách các thiết bị tương thích, cho phép bạn chọn máy in theo nhà sản xuất và loại. Sau khi thực hiện các lựa chọn của bạn, hãy nhấp vào Tiếp theo và nó sẽ kết nối PC của bạn với máy in.
• Thêm máy in Bluetooth, không dây hoặc có thể phát hiện mạng: Với tùy chọn này, bạn có thể thêm các thiết bị mạng ngang hàng không thực sự có trong mạng LAN của mình. (Windows thực hiện tìm kiếm kỹ lưỡng tất cả các giao thức có sẵn cho PC của bạn.)
• Thêm máy in hoặc mạng cục bộ có cài đặt thủ công: Việc chọn tùy chọn này sẽ chạy trình hướng dẫn hướng dẫn bạn qua một loạt các bước để tạo cổng máy in và cài đặt máy in theo cách thủ công. Việc này đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật ngoài phạm vi của hướng dẫn cấp cơ bản này.

4. Chạy Trình khắc phục sự cố

Tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình này, bạn có thể chạy trình khắc phục sự cố Windows để thử kết nối với máy in. Để chạy trình khắc phục sự cố, máy in mà bạn gặp sự cố khi kết nối hoặc in từ đó phải được hiển thị trong danh sách thiết bị khả dụng trong menu Máy in & máy quét. Để chạy nó, hãy nhấp vào máy in trong danh sách, sau đó nhấp vào Quản lý .

Trong Windows 11, thao tác này sẽ hiển thị bảng điều khiển cho máy in cụ thể đó. Nhấp vào Chạy trình khắc phục sự cố từ danh sách tùy chọn để Windows tìm kiếm sự cố. Thay vào đó, người dùng Windows 10 sẽ thấy một hộp thoại mới trong đó bạn nhấp vào Chạy trình khắc phục sự cố trong menu.
 

Nếu Windows phát hiện sự cố, nó sẽ hiển thị một hộp thoại khác thông báo cho bạn về sự cố và tùy thuộc vào sự cố là gì, nó sẽ cung cấp giải pháp tiềm năng. Ví dụ: Windows có thể muốn bạn đặt máy in được đề cập làm mặc định cho máy tính.

Nhấp vào Áp dụng bản sửa lỗi này để thực hiện thay đổi hoặc Bỏ qua bản sửa lỗi này để tiếp tục quá trình khắc phục sự cố. Điều gì xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm (nhưng không giới hạn) tùy chọn bạn chọn và (các) vấn đề được phát hiện.
 

Nếu bạn chọn bỏ qua một đề xuất, trình khắc phục sự cố sẽ tìm kiếm các sự cố khác và nếu tìm thấy bất kỳ sự cố nào, trình khắc phục sự cố sẽ hiển thị một hộp thoại khác hỏi bạn muốn áp dụng bản sửa lỗi hay tiếp tục tìm kiếm sự cố. Tùy thuộc vào những tùy chọn bạn chọn và những vấn đề mà trình khắc phục sự cố tìm thấy, vấn đề của bạn có thể được giải quyết ngay lập tức hoặc có thể phải thử một vài lần.

Trong trường hợp hiếm hoi, các bước khắc phục sự cố này không thể giải quyết được sự cố, hãy liên hệ với bộ phận CNTT (đối với máy in văn phòng) hoặc gọi tới bộ phận dịch vụ khách hàng của nhà sản xuất máy in của bạn. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các kỹ thuật được thảo luận ở đây cuối cùng sẽ kết nối PC của bạn với máy in.