Cách tạo biểu mẫu trên Microsoft Forms

Biểu mẫu trực tuyến là một cách tuyệt vời để tiến hành nghiên cứu, thu thập phản hồi, kiểm tra kiến ​​thức,… Dưới đây là cách sử dụng Microsoft Forms để tạo khảo sát, biểu mẫu phản hồi, câu đố và các biểu mẫu tương tác khác.

Microsoft Forms là một ứng dụng web cho phép người dùng tạo nhiều loại biểu mẫu thu thập thông tin từ những người trực tuyến và lưu trữ dữ liệu đó trên đám mây để xem xét.

Tại sao điều này hữu ích? Khảo sát, bảng câu hỏi và các hình thức tương tác khác là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Họ cung cấp một cách tuyệt vời để tương tác với nhân viên, đồng đội, khách hàng và đối tác kinh doanh tiềm năng. Bạn có thể sử dụng biểu mẫu trực tuyến để thu thập phản hồi của khách hàng hoặc yêu cầu kinh doanh, tiến hành nghiên cứu thị trường, đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên, đăng ký người tham dự sự kiện sắp tới, kiểm tra kiến ​​thức của người học sau khóa đào tạo,…

Biểu mẫu được bao gồm trong đăng ký Microsoft 365 dành cho cá nhân và doanh nghiệp và một phiên bản giới hạn sẵn có miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Microsoft. Trong cheat sheet này, sẽ đề cập đến cách sử dụng chương trình này để tạo bảng câu hỏi, thêm các loại câu hỏi cụ thể cũng như xem và phân tích các câu trả lời.

Cách tạo biểu mẫu từ đầu

Có một số cách để bắt đầu sử dụng ứng dụng Microsoft Forms. Một cách là điều hướng đến trang chủ Microsoft 365 của bạn, đăng nhập nếu bạn chưa đăng nhập và bấm vào biểu tượng Ứng dụng trong bảng điều khiển bên trái. Ứng dụng Biểu mẫu sẽ xuất hiện trên phần chính của màn hình ở gần cuối. Nếu không có, hãy sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu màn hình để tìm biểu mẫu và khởi chạy ứng dụng.

Trên trang tiếp theo, nhấp vào nút New Form.

Ngoài ra, bạn có thể truy cập trực tiếp vào biểu mẫu.microsoft.com và nhấp vào nút New Form.

Dù bằng cách nào, bạn sẽ bắt đầu một biểu mẫu trống, mới trong ứng dụng Biểu mẫu. Tại đây, bạn có thể thực hiện nhiều việc, bao gồm thêm câu hỏi, xem câu trả lời và thay đổi tính thẩm mỹ của biểu mẫu.

Thay đổi tiêu đề của biểu mẫu

Trước tiên, bạn sẽ muốn thay đổi tiêu đề của biểu mẫu và thêm mô tả. Đây là điều đầu tiên mọi người sẽ nhìn thấy khi họ mở bảng câu hỏi của bạn, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng tiêu đề dễ hiểu và giải thích những gì bạn đang cố gắng thực hiện.

Để thêm tiêu đề, chỉ cần nhấp vào Untitled form, và bạn sẽ có thể chỉnh sửa tiêu đề và thêm mô tả.

Thêm câu hỏi

Để thêm một câu hỏi mới, hãy nhấp vào nút Add new. Một thanh công cụ xuất hiện hiển thị bốn loại câu hỏi mà bạn có thể thêm vào biểu mẫu của mình.

Lựa chọn: Các câu hỏi trắc nghiệm cho phép bạn chọn trước một tập hợp các câu trả lời mà người dùng có thể chọn. Bạn cũng có thể thêm tùy chọn Other để người dùng có thể nhập phản hồi duy nhất.

Theo mặc định, một câu hỏi trắc nghiệm cho phép người dùng chỉ chọn một câu trả lời. Để thay đổi điều này, hãy nhấp vào thanh trượt Multiple answers ở phía dưới bên phải để bật tính năng này. Các nút radio bên cạnh câu trả lời thay đổi thành các hộp kiểm và người dùng có thể chọn nhiều hộp kiểm.

Để sắp xếp lại các câu trả lời trong câu hỏi trắc nghiệm, hãy di chuột qua câu trả lời bạn muốn di chuyển cho đến khi bạn thấy sáu dấu chấm xuất hiện ở bên trái của mục. Bấm và giữ sáu dấu chấm, sau đó kéo và thả câu trả lời vào vị trí mới.

Văn bản: Đây là câu hỏi mở trong đó bạn cho phép người dùng nhập câu trả lời – tốt khi bạn muốn thu thập thông tin cá nhân như địa chỉ email hoặc nghe suy nghĩ chi tiết từ người trả lời. Theo mặc định, câu hỏi văn bản chấp nhận câu trả lời ngắn nhưng bạn có thể bật câu trả lời dài hơn bằng cách bật chuyển đổi Long answer.

Để hạn chế các câu trả lời ở định dạng số, hãy nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc dưới bên phải của hộp câu hỏi và chọn Restrictions. Để chỉ định rằng số nằm trong một phạm vi nhất định, chẳng hạn như từ 10 đến 500, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống Number, chọn Between và nhập các số thích hợp.

Đánh giá: Câu hỏi này cho phép người trả lời đánh giá hiệu suất, thường theo thang điểm từ 1 đến 5 (tệ đến xuất sắc). Điều này có thể cho bạn ý tưởng về cách nhân viên cảm nhận về người quản lý của họ, chẳng hạn như cách khách hàng xem sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bạn có thể điều chỉnh số lượng cấp độ được cung cấp (tối đa 10) hoặc thay đổi biểu tượng xếp hạng từ sao thành số, trái tim, mặt cười, dấu kiểm hoặc những thứ khác.

Ngày: Câu hỏi này hiển thị lịch và yêu cầu người trả lời chọn một ngày cụ thể, chẳng hạn như ngày một mục được yêu cầu.

Các loại câu hỏi khác: Nếu bạn nhấp vào mũi tên xuống ở cuối bên phải của thanh công cụ loại câu hỏi, một menu bật lên sẽ xuất hiện với bốn loại câu hỏi bổ sung mà bạn có thể sẽ ít sử dụng hơn:

• Xếp hạng: Cho phép người trả lời xếp hạng các mục theo thứ tự ưu tiên hoặc mức độ quan trọng đối với họ.
• Likert: Hiển thị danh sách các mục, mỗi mục có thang đánh giá riêng. Một tình huống phổ biến cho loại câu hỏi này là tìm hiểu mức độ hài lòng của nhân viên với các lợi ích khác nhau của công ty.
• Tải tệp lên: Cho phép người trả lời tải tệp lên. Các loại tệp được hỗ trợ bao gồm tệp Word, Excel, PowerPoint, PDF, hình ảnh, video và âm thanh.
• Net Promoter Score: Hỏi người trả lời khả năng họ giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn như thế nào, trên thang điểm từ 0 (hoàn toàn không có khả năng xảy ra) đến 10 (rất có thể xảy ra).

Khi bạn đã chọn loại câu hỏi, hãy nhập câu hỏi và câu trả lời mà bạn muốn người trả lời xem, sau đó thực hiện bất kỳ điều chỉnh hoặc hạn chế nào, chẳng hạn như tùy chọn “nhiều câu trả lời” cho các câu hỏi trắc nghiệm.

Dưới đây là một số tác vụ bổ sung mà bạn có thể sẽ sử dụng khi thêm câu hỏi vào biểu mẫu của mình:

• Để đặt câu hỏi bắt buộc (tức là người trả lời phải trả lời câu hỏi đó để hoàn thành khảo sát): bật nút chuyển Bắt buộc ở phía dưới bên phải của hộp câu hỏi.
• Để khám phá các tùy chọn bổ sung cho một câu hỏi , chẳng hạn như khả năng xáo trộn câu trả lời hoặc thêm phụ đề: hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải nút chuyển đổi Bắt buộc.
• Để thêm hình ảnh hoặc video vào câu hỏi: nhấp vào biểu tượng hình ảnh ở cuối bên phải của trường nơi bạn nhập nội dung câu hỏi. Trên ngăn “Chèn phương tiện” mở ra, chọn Chèn hình ảnh hoặc Chèn video. Đối với một hình ảnh, bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên web Bing, duyệt các thư mục OneDrive hoặc tải lên một hình ảnh từ máy tính của bạn. Đối với video, bạn có thể dán URL của Microsoft Stream hoặc YouTube. Trong câu hỏi trắc nghiệm, bạn cũng có thể thêm hình ảnh vào câu trả lời.

Xây dựng biểu mẫu của bạn

Để thêm nhiều câu hỏi hơn vào biểu mẫu của bạn, chỉ cần tiếp tục nhấp vào nút Thêm mới và lặp lại các bước ở trên. Dưới đây là một vài điều hữu ích để biết cách thực hiện:

Để sao chép câu hỏi: chọn câu hỏi và nhấp vào nút Sao chép câu hỏi ở phía trên bên phải của hộp câu hỏi. Một bản sao của câu hỏi xuất hiện ngay bên dưới nó. Điều này rất hữu ích nếu bạn có nhiều hơn một câu hỏi với định dạng tương tự: bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sao chép câu hỏi và chỉnh sửa nó thay vì phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.

Để di chuyển câu hỏi lên hoặc xuống: chọn câu hỏi và sử dụng các biểu tượng mũi tên lên hoặc xuống ở phía trên bên phải của hộp câu hỏi.

Để chèn câu hỏi vào giữa các câu hỏi hiện có: chọn câu hỏi phía trên vị trí bạn muốn chèn câu hỏi mới. Nhấp vào nút Chèn mới (xuất hiện thay cho “Thêm mới”) và tiếp tục như bình thường.

Để xóa câu hỏi: chọn câu hỏi và nhấp vào biểu tượng thùng rác trong hộp câu hỏi.

Để thêm phần mới vào khảo sát: chọn câu hỏi phía trên vị trí bạn muốn phần mới xuất hiện. Chọn Thêm mới hoặc Chèn mới , bấm vào mũi tên xuống ở đầu bên phải của thanh công cụ và chọn Phần từ menu bật lên. Nhập tiêu đề cho phần mới. Bạn cũng có thể tùy chọn thêm phụ đề và hình ảnh hoặc video.

Thêm phân nhánh vào biểu mẫu của bạn

Tính năng này là tùy chọn, nhưng nó rất hữu ích: Bạn có thể có một hoặc nhiều câu hỏi trong biểu mẫu của mình mà bạn muốn phân nhánh – nghĩa là, nếu người trả lời trả lời câu hỏi theo một cách, bạn muốn gửi họ đến một câu hỏi tiếp theo khác hơn là nếu họ trả lời câu hỏi theo cách khác. Vì vậy, phân nhánh có ý nghĩa nhất đối với các câu hỏi trắc nghiệm.

Tốt nhất là đợi cho đến khi bạn thêm tất cả các câu hỏi của mình vào khảo sát trước khi thêm phân nhánh. Khi bạn đã hoàn tất, hãy chọn câu hỏi mà bạn muốn phân nhánh, nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm ở phía dưới bên phải của câu hỏi đó và chọn Thêm phân nhánh.

Hộp “Chuyển đến” xuất hiện bên cạnh mỗi câu trả lời. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh mỗi câu trả lời và chọn nơi bạn muốn gửi những người trả lời chọn câu trả lời đó – câu hỏi tiếp theo (mặc định), cuối biểu mẫu hoặc một câu hỏi hoặc phần cụ thể trong biểu mẫu.

Cách tạo biểu mẫu từ mẫu

Thay vì mỗi lần bắt đầu tạo một biểu mẫu mới từ đầu, bạn có thể bắt đầu thuận lợi bằng cách sử dụng một trong các mẫu mà Microsoft cung cấp. Truy cập thư viện mẫu Biểu mẫu của Microsoft, nơi bạn có thể chọn từ nhiều mẫu bao gồm khảo sát nghiên cứu thị trường, khảo sát phản hồi của người quản lý, biểu mẫu yêu cầu cơ sở văn phòng, v.v. Nhấp vào bất kỳ mẫu nào để mở nó trong trình duyệt của bạn.

Bạn sẽ thấy một biểu mẫu được điền sẵn các câu hỏi và câu trả lời. Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ câu hỏi hiện có nào, xóa những câu hỏi bạn không muốn và thêm câu hỏi của riêng bạn vào hỗn hợp.

Bắt đầu từ một mẫu không chỉ giúp bạn không phải nhập tất cả các câu hỏi của mình theo cách thủ công mà còn có thể cung cấp các câu hỏi có giá trị mà bạn không thể tự mình nghĩ ra.

Cách tạo bài kiểm tra

Các câu đố tương tự như các cuộc khảo sát và bảng câu hỏi khác, nhưng có câu trả lời đúng và không chính xác. Bạn có thể chỉ định điểm cho từng câu hỏi, báo cáo điểm của người trả lời và giải thích lý do tại sao một số câu trả lời đúng hoặc sai. Một bài kiểm tra là một cách hay để đánh giá mức độ những người tham dự khóa đào tạo đã học chủ đề này tốt như thế nào và hướng dẫn họ trong những lĩnh vực họ không hiểu đầy đủ.

Để tạo bài kiểm tra mới, hãy truy cập Forms.Microsoft.com và nhấp vào nút Bài kiểm tra mới ở đầu trang.

Ngoài ra, bạn có thể truy nhập trang chủ Microsoft 365 của mình và khởi chạy ứng dụng Biểu mẫu như được mô tả trước đó trong câu chuyện. Trên trang bắt đầu Biểu mẫu, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Biểu mẫu mới và chọn Bài kiểm tra mới.

Tạo bài kiểm tra cũng giống như tạo biểu mẫu – bạn thêm tiêu đề/mô tả và các câu hỏi theo cùng một cách – ngoại trừ việc bạn chỉ định câu trả lời đúng và chỉ định số điểm cho mỗi câu hỏi. Khi nhập câu trả lời cho một câu hỏi, bạn sẽ thấy dấu kiểm được khoanh tròn ở bên trái mỗi câu trả lời. Nhấp vào một trong các dấu kiểm để đánh dấu nó là câu trả lời đúng. Sau đó, chuyển đến hộp Điểm ở cuối hộp câu hỏi và nhập số điểm mà câu hỏi có giá trị.

Cách thay đổi chủ đề biểu mẫu của bạn

Bây giờ chúng ta đã đề cập đến các khía cạnh chức năng của Microsoft Forms, hãy xem cách bạn có thể thay đổi giao diện của bảng câu hỏi của mình. Ở trên cùng bên phải biểu mẫu của bạn, hãy nhấp vào nút Chủ đề để mở bảng điều khiển chứa đầy các ý tưởng chủ đề mà bạn có thể sử dụng để thay đổi giao diện bảng câu hỏi của mình. Nhìn quanh tab này và chọn một chủ đề mà bạn muốn đại diện cho công ty của mình.

Để xem trước biểu mẫu của bạn sẽ trông như thế nào đối với người trả lời khi họ điền vào biểu mẫu, hãy nhấp vào nút Xem trước ở bên trái của nút Chủ đề ở trên cùng bên phải của trang. Bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem Máy tính và chế độ xem Di động bằng cách nhấp vào các nút ở trên cùng bên phải của trang xem trước.

Cách chia sẻ biểu mẫu của bạn để người khác phản hồi

Khi biểu mẫu của bạn được hoàn tất và bạn đã sẵn sàng bắt đầu gửi biểu mẫu đó cho khách hàng, nhân viên hoặc những người trả lời khác, hãy chọn nút Thu thập phản hồi ở trên cùng bên phải. Trên ngăn xuất hiện, bạn có thể tạo và tùy chỉnh liên kết mà bạn sẽ sử dụng để chia sẻ bảng câu hỏi của mình với những người khác.

Nếu khảo sát này dành cho những người bên ngoài công ty của bạn, hãy nhấp vào tùy chọn cho phép mọi người trả lời. Nếu nó dành cho nhân viên trong công ty của bạn, hãy chọn tùy chọn thứ hai. Và nếu bạn chỉ tìm kiếm phản hồi từ những người cụ thể trong tổ chức của mình, hãy chọn tùy chọn thứ ba và nhập tên hoặc địa chỉ email của những người đó.

Tiếp theo, chọn tùy chọn rút ngắn URL của bạn để URL ít spam hơn và dễ dàng chia sẻ với người khác trong văn bản, email hoặc tin nhắn nhanh. Bạn có thể gửi liên kết ra ngoài bằng cách nhấp vào nút Sao chép và dán vào email hoặc tin nhắn khác. Ngoài ra, bạn có thể điền vào biểu mẫu bên phải để gửi email có liên kết được nhúng.

Cách xem phản hồi

Microsoft tự động theo dõi tất cả các câu trả lời cho biểu mẫu của bạn và cung cấp cho bạn bản tóm tắt thông tin đó trong bảng điều khiển trực quan. Chỉ cần nhấp vào tab ở trên cùng bên phải có nội dung Phản hồi để xem tóm tắt của bạn:

Để xem các câu trả lời riêng lẻ, hãy nhấp vào nút Xem kết quả ở phía bên trái dưới bản tóm tắt ban đầu các câu trả lời của bạn. Trên trang này, bạn có thể cuộn qua tất cả các câu trả lời mà bạn đã nhận được cho biểu mẫu của mình.

Bạn cũng có thể xuất kết quả của mình sang Excel để xem ngoại tuyến. Nhấp vào Mở trong Excel ở bên phải dưới phần tóm tắt ban đầu.

Cuối cùng, bạn có thể chia sẻ trang kết quả này với bất kỳ ai bạn muốn thông qua liên kết do Microsoft cung cấp. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải liên kết “Mở trong Excel” và chọn Chia sẻ liên kết tóm tắt từ menu bật lên. Các biểu mẫu sẽ tạo một liên kết mà bạn có thể sao chép và chia sẻ.