Cách tạo, chỉnh sửa mục lục trong Word

Nếu bạn là người thường xuyên viết tài liệu thì bài viết này sẽ rất hữu ích cho bạn. Bạn sẽ tìm hiểu cách chèn mục lục vào tài liệu của mình, sửa đổi và cập nhật nó chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Ngoài ra, trong hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách làm cho tài liệu của bạn trông đẹp mắt bằng cách sử dụng các kiểu tiêu đề có sẵn của Word và tùy chọn danh sách đa cấp độ.

Làm cho tài liệu của bạn trông đẹp hơn

Kiểu tiêu đề

Chìa khóa để tạo trang nội dung nhanh chóng và dễ dàng là sử dụng các kiểu tiêu đề có sẵn của Word ( Heading 1, Heading 2,…) cho tiêu đề (chương) và phụ đề (chương phụ) trong tài liệu của bạn. Đừng lo lắng nếu bạn chưa sử dụng chúng, dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách hoạt động với văn bản thông thường.

• Đánh dấu tiêu đề hoặc văn bản bạn muốn làm tiêu đề của phần chính đầu tiên của bạn
• Chuyển đến tab Home trong Ribbon
• Tìm kiếm nhóm Styles
• Chọn Heading 1 từ nhóm

Vậy là bây giờ bạn đã chỉ định phần chính đầu tiên của tài liệu của mình. Giữ nó lên! Tiếp tục cuộn qua văn bản và chọn tiêu đề phần chính. Áp dụng kiểu “Heading 1” cho các tiêu đề này. Chúng sẽ xuất hiện trong mục lục của bạn dưới dạng tiêu đề phần chính.

Tiếp theo, xác định các phần phụ trong mỗi chương chính và áp dụng kiểu “Heading 2” cho phụ đề của các phần này.

Nếu bạn muốn nhấn mạnh vào một số đoạn văn trong các phần phụ thì bạn có thể chọn tiêu đề cho chúng và áp dụng kiểu “Heading 3” cho các tiêu đề này. Bạn cũng có thể tận dụng các kiểu “Heading 4-9” để tạo các cấp độ tiêu đề bổ sung.

Danh sách đa cấp độ

Nếu muốn mục lục của mình dễ trình bày hơn, vì vậy sẽ thêm sơ đồ đánh số vào tiêu đề và phụ đề của tài liệu của mình.

• Làm nổi bật tiêu đề chính đầu tiên
• Tìm nhóm Paragraph văn trên tab Home trong Ribbon
• Bấm vào nút Multilevel List trong nhóm
• Chọn kiểu từ các tùy chọn Thư viện danh sách

 

 

 

Đây là số tựa đề chính đầu tiên của tôi!

Đi vòng quanh các tiêu đề chính khác, nhưng bây giờ khi số xuất hiện bên cạnh tiêu đề, hãy nhấp vào ô hình tia chớp và chọn “Continue numbering”. Nó sẽ làm cho con số tăng lên.

Đối với phụ đề, hãy đánh dấu một phụ đề, nhấn nút TAB trên bàn phím, sau đó chọn tùy chọn Multilevel List tương tự. Nó sẽ thiết kế phụ đề của các phần phụ với các số như 1.1, 1.2, 1.3, v.v. như trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Bạn cũng có thể chọn một tùy chọn khác để chúng trông khác đi.

Giữ quả bóng lăn xuyên suốt tài liệu cho tất cả các phần của bạn.

Tại sao nên sử dụng kiểu tiêu đề?

Một mặt, các kiểu tiêu đề giúp đơn giản hóa rất nhiều công việc và trình bày tài liệu của theo kiểu có cấu trúc. Mặt khác, khi chèn mục lục, Word sẽ tự động tìm kiếm các tiêu đề đó và hiển thị mục lục dựa trên văn bản đã đánh dấu theo từng kiểu. Sau này cũng có thể sử dụng những tiêu đề này để cập nhật mục lục của mình.

Tạo mục lục cơ bản

Bây giờ chuẩn bị tốt tài liệu của mình với các tiêu đề là Heading 1 và phụ đề là Heading 2. Đã đến lúc để Microsoft Word làm nên điều kỳ diệu của nó!

• Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn mục lục xuất hiện trong tài liệu
• Điều hướng đến tab REFERENCES trong Ribbon
• Bấm vào nút Table of Contents trong nhóm Table of Contents
• Chọn một trong các bảng kiểu nội dung “Automatic” được liệt kê

Mục lục của tôi trông như thế này:

Mục lục cũng tạo liên kết cho từng phần, cho phép bạn điều hướng đến các phần khác nhau trong tài liệu của mình. Chỉ cần giữ phím Ctrl trên bàn phím và nhấp để đi tới bất kỳ phần nào.

Sửa đổi mục lục của bạn

Nếu bạn không hài lòng với giao diện của mục lục, bạn luôn có thể thay đổi gốc và nhánh của nó. Để làm như vậy, bạn cần mở hộp thoại Table of Contents.

• Bấm vào trong table of contents.
• Vào REFERENCES -> Table of Contents.
• Chọn lệnh “Custom Table of Contents…” từ trình đơn thả xuống của nút.

Hộp thoại xuất hiện và hiển thị tab Table of Contents nơi bạn có thể tùy chỉnh kiểu dáng và hình thức của mục lục.

Nếu bạn muốn thay đổi hình thức của văn bản trong mục lục (phông chữ, cỡ chữ, màu sắc,…), bạn cần làm theo các bước bên dưới trong hộp thoại Table of Contents.

• Đảm bảo rằng bạn đã chọn “From Template” trong hộp Formats
• Nhấp vào nút Modify ở dưới cùng bên phải để mở cửa sổ sau

Hộp thoại Modify Style hiển thị:

• Thực hiện thay đổi định dạng và nhấp vào OK
• Chọn kiểu khác để sửa đổi và lặp lại
• Khi chỉnh sửa xong nhấn OK để thoát
• Nhấn OK để thay thế mục lục

Cập nhật mục lục

Mục lục là một trường chứ không phải văn bản thông thường. Vì lý do này nó không tự động cập nhật.

Khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cấu trúc tài liệu của mình, bạn phải tự cập nhật mục lục. Để thực hiện cập nhật:

• Bấm vào bất kỳ đâu trong mục lục
• Nhấn F9 hoặc nút Update Table trong điều khiển nội dung (hoặc trên tab REFERENCES)
• Sử dụng hộp thoại  Update Table of Contents để chọn nội dung cần cập nhật
• Bấm OK

Bạn có thể chọn chỉ cập nhật số trang hoặc toàn bộ bảng. Bạn nên luôn chọn “Update entire table”  trong trường hợp bạn đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác. Luôn cập nhật mục lục của bạn trước khi gửi đi hoặc in tài liệu để bao gồm mọi thay đổi.

Cho dù tài liệu của bạn lớn đến đâu, bạn có thể thấy rằng việc tạo mục lục không có gì phức tạp. Cách tốt nhất để học cách tạo/cập nhật mục lục là thực hiện nó! Hãy dành chút thời gian để thực hiện quy trình và tạo mục lục của riêng bạn nhé!